W drugiej części omawiania ofert handlowych w B2B, Cezary i Przemysław koncentrują się na technologiach i procesach, które mogą usprawnić przygotowywanie ofert. Kluczowym celem jest tworzenie ofert, które nie tylko prezentują się profesjonalnie, ale także są skuteczne i zoptymalizowane pod kątem potrzeb klienta.
Kluczowe aspekty technologiczne
W odcinku poruszane są kwestie związane z wdrożeniem odpowiednich procesów ofertowania oraz wykorzystaniem technologii do automatyzacji. Oferta handlowa powinna być czymś więcej niż tylko dokumentem z ceną – powinna tworzyć obraz profesjonalizmu firmy i wzbudzać zaufanie.
1. Proces ofertowania jako fundament
Zanim zostaną dobrane narzędzia, kluczowe jest ułożenie i zrozumienie procesu ofertowania. Niezbędne jest określenie, jakie kroki są wymagane, by każdy w firmie, nawet nowy pracownik, mógł samodzielnie stworzyć ofertę zgodnie z określonymi standardami. W zależności od produktu lub usługi, proces może być prosty lub bardziej złożony – od warsztatów, które wymagają jedynie opisu tła biznesowego, po złożone transformacje cyfrowe, które obejmują wiele etapów i zaangażowanie podwykonawców.
2. Szablony jako wsparcie profesjonalizmu
Choć każda oferta powinna być spersonalizowana, korzystanie z szablonów (template’ów) jest niezbędne, aby zachować spójność i nie zapomnieć o kluczowych elementach oferty. Szablony pozwalają na profesjonalne i jednolite prezentowanie ofert, co zwiększa zaufanie i buduje wizerunek firmy. Zastosowanie gotowych szablonów graficznych czy strukturalnych może również przyspieszyć proces ofertowania.
3. Analityka i śledzenie ofert
Nowoczesne narzędzia do ofertowania pozwalają na śledzenie, jak klient przegląda ofertę. Możliwe jest sprawdzenie, które strony klient otworzył i ile czasu na nich spędził. Z analizy danych wynika, że klienci najczęściej przeglądają stronę z ceną i informacje o swojej firmie lub konkurencji, natomiast informacje o ofercie są dla nich mniej interesujące. Dlatego warto rozważyć tworzenie oddzielnych dokumentów z informacjami o firmie, a główną ofertę skupić na wycenie i rozwiązaniu problemu klienta.
4. Automatyzacja procesu ofertowania
Wykorzystanie automatyzacji pozwala na błyskawiczne generowanie ofert na podstawie zebranych danych. Przygotowane wcześniej szablony mogą automatycznie wypełniać kluczowe informacje, co znacząco skraca czas ofertowania. Dla bardziej skomplikowanych ofert możliwe jest przygotowanie wstępnie wypełnionych dokumentów, które następnie można dopracować ręcznie.
Narzędzia do ofertowania
W odcinku wspomniano o dwóch narzędziach, które można zastosować w procesie tworzenia ofert:
- Google Docs – proste narzędzie, które sprawdza się w przypadku mniejszych firm lub prostych ofert.
- PandaDoc i Sellizer – bardziej zaawansowane narzędzia, które umożliwiają kompleksowe zarządzanie ofertami, integrację z CRM, śledzenie otwarć i analizę zachowań klientów.
Podsumowanie
Kluczem do skutecznego ofertowania jest odpowiednio zaplanowany proces, wykorzystanie technologii i spójna komunikacja wizualna. Profesjonalnie przygotowana oferta, wsparta narzędziami analitycznymi, pozwala na lepsze zrozumienie potrzeb klienta i dostosowanie treści do jego oczekiwań. Dzięki odpowiedniemu procesowi i automatyzacji, czas ofertowania można skrócić z dni do godzin, co daje przewagę konkurencyjną na rynku.
Transkrypcja odcinka:
Witamy Cię drogi słuchaczu w podcaście CEO Hub Jończyk i Bielecki. To program, w którym łączymy technologię z marketingiem strategicznym po to, aby pomóc Ci wznieść Twój biznes najwyższy poziom.
Ja jestem Cezary Bielecki, jestem właścicielem firmy Digital Forms, gdzie od lat pomagamy przedsiębiorstwom budować silne technologiczne fundamenty.
Ja nazywam się Przemysław Jończyk i od 17 lat prowadzę grupę strategiczno-kreatywną JAAQOB, w której pomagamy firmom budować marki i tworzyć strategie marketingowe.
Zapraszamy do wysłuchania podcastu. W dzisiejszym odcinku opowiem wam co zrobić żeby wasza wysyłka ofert do klientów zamiast dni lub tygodni zajęła godziny. Jeśli ta wiedza wam się przyda jak zawsze prosimy o lajki i suby.
Cześć Czarek.
Cześć Przemek.
Czarku, w ostatnim tygodniu rozmawialiśmy sobie o tym, jak stworzyć ofertę handlową, jak stworzyć taką idealną ofertę handlową B2B. Porozmawialiśmy sobie o tej części takiej bardzo merytorycznej, czyli kontentowej. Opowiadaliśmy sobie o tym, jak ta oferta powinna wyglądać. Strony treści, czyli jak powinna być poukładana, jak myśleć o marketingu. Natomiast doskonale wiemy, że oferta to, że ona będzie miała doskonałą treść to jest jedno, natomiast dzisiaj technologia, narzędzia, które mamy dookoła pozwalają na jeszcze lepsze ofertowanie, na jeszcze lepszą analitykę przede wszystkim. Tego, czy ta oferta została odebrana przez odbiorcę, czy być może on ją czytał. No i dzisiaj chcielibyśmy trochę porozmawiać o technologii, ponieważ tak myślę, że część słuchaczy może niekoniecznie znać różnego rodzaju narzędzia, które warto użyć do tego, aby poprawić konwersję ofertowania.
No i dzisiaj z racji tego, że to jest odcinek taki stricte z technologią, myślę, że podzielisz się z nami swoimi przemyśleniami, doświadczeniem również z używania narzędzi, które korzystasz na co dzień.
Dokładnie to wygląda tak jak to powiedziałeś. Mamy za sobą wiele wdrożeń dla naszych klientów, generalnie poprawy całego procesu ofertowania. No i właśnie, jak to wygląda? Jak zauważyliście u nas powtarza się pewien taki schemat, który mamy w pracy z naszymi klientami. Czyli zawsze wszystko zaczyna się od procesu, czyli najpierw musimy się zastanowić w ogóle jakie są kroki, jakie są wymagania, dopiero potem możemy dobrać narzędzia, pomierzyć, zautomatyzować, więc na początku jest proces. U nas jest proces na początku, więc jak to wygląda? Zastanówmy się jak wygląda proces ofertowania w firmie, właściwie nie ma tego procesu, czyli tak jak rozmawialiśmy o sprzedaży, W praktyce ktoś dostaje zadanie zrobienia oferty i właściwie nie wie w ogóle jak ma to zrobić. Czy on ma napisać maila? Czy on ma stworzyć to w jakimś programie? Co on tam właściwie ma napisać?
Każdy wie odruchowo, że oczywiście oferta musi zawierać jakąś cenę, ale co oprócz tej ceny? Jak ta cena też nawet ma wyglądać? Jak ma to wszystko być policzone? Więc proces to jest w ogóle ułożenie tego, w jaki sposób podchodzimy, tak żeby osoba, nawet nowa, która jest w firmie, jeśli dostanie ten proces, to właściwie powinna być w stanie sobie poradzić, nawet nie pytając nikogo o to, co ma właściwie zrobić, jak ma to zrobić. I u nas to wygląda w ten sposób, że mamy parę tych procesów rozpisanych w zależności od produktu, bo mamy produkty bardzo proste, jak na przykład warsztaty, gdzie właściwie musimy tylko opisać tło biznesowe klienta i dlaczego proponujemy mu właśnie ten produkt, no i tam dalej już jest o produkcie, co on dostanie i tak dalej, to jest taki prostszy proces, natomiast dla większych procesów np.
Do transformacji czy do jakichś inicjatyw digitalowych, do aplikacji mobilnej, W procesie są jeszcze podprocesy, np. Żeby wysłać zapytania o estymację do jakiegoś naszego podwykonawcy. W zależności od tego, jak skomplikowany mamy produkt, ten proces może być krótszy, dłuższy, natomiast na pewno warto zacząć od tego. Powiedz mi, czy u Was jest tak, że macie dużo różnych procesów ofertowanych, czy w sumie tak naprawdę ma się jeden niezależnie od tego, jaki to jest produkt? Jak to u Was wygląda?
Procesy ofertowania są różne, bo to zależy od tego jaka firma się zgłasza, jaki jest produkt, tak? Więc jeśli ten produkt jest tak prosty, jak też powiedziałeś, czyli no u nas podobnie, u nas jest warsztat strategiczny, więc samo to ofertowanie jest dosyć szybkie. Natomiast w sytuacji, gdzie nie wiem, przykładowo firma zgłasza się po strategię ESG, która jest naprawdę złożona, skomplikowana albo jakieś inne, takie bardziej zaawansowane rzeczy, no to ten proces ofertowania jest dłuższy, ale to wynika wprost stąd, że podczas etapu ofertowania jest etap zbierania informacji o firmie, o potrzebach, o tym jakie zasobami dysponuje ta firma po to, żeby ta oferta była jak najlepiej taka zindywidualizowana, dopasowana do klienta, a nie takim gotowym template’em, bo bardzo często firmy właśnie tak, no po prostu często te duże takie, że tak powiedzmy oferty, tak, oni wysyłają gotowy template, a przecież firma to nie jest template.
Gdyby wszystko działało na template’ach, to w zasadzie nie musielibyśmy dzisiaj prowadzić tego podcastu i w ogóle wszystko byłoby na template’cie, po prostu byśmy sobie ściągali taki plik zip pod tytułem template firma, wszystko było, procesy, procedury, narzędzia, jak tą firmą zarządzać, a coś takiego jak wiemy nie istnieje. Oczywiście są różne procesy na różnej wielkości firmy i usługi.
No tak, oczywiście nie demonizujemy też template’ów, bo template jest bardzo fajną pomocą, żeby właściwie nie zapomnieć o wszystkim, co w tej ofercie powinno się znaleźć. Wiesz, tak jak rozmawialiśmy o komunikacji, czy o tym, że oferta musi po prostu fachowo wyglądać, no to jeśli mamy ten gotowy chociażby graficzny template, to nam pomaga utrzymać tą jednorodność, że wszystkie nasze oferty po prostu wyglądają profesjonalnie. Jak wiemy, to jest bardzo dużo. No ile razy czy twoja firma, czy moja dostaliśmy uwagi od klientów. Ale państwo mają ładne oferty. W ogóle jak to profesjonalnie wygląda, prawda? Gdzie mamy też porównanie, jak wybieraliśmy firmę dla ciebie, dostawaliśmy często 2-3 zdania w mailu i to właściwie była cała oferta. No to troszkę też nieprofesjonalnie Może ktoś nie wybiera tylko z tego powodu firmę, ale te wszystkie małe rzeczy się naprawdę bardzo fajnie układają.
To tu doprecyzuję, bo z tym template’em to oczywiście miałem na myśli samą tą treść merytoryczną, czyli dostosowanie oferty stricte pod konkretną firmę, natomiast absolutnie jestem mega fanem tworzenia takich gotowych już, że tak powiem ram, ofert, czyli to co powiedziałaś, tak, od strony wizualnej, od strony przygotowania konstrukcji tej oferty, no jeśli coś tworzymy wielokrotnie, no to wiadomo, że najlepiej jest, żeby już to sobie przygotować i tutaj jak najbardziej template jest niezbędny, natomiast tu bardziej chodzi o mnie to, że w przypadku większych firm bądź bardziej skomplikowanych usług ten zakres się zmienia. Czyli to tak jak do ciebie przychodzi klient na transformację cyfrową różne firmy mają różne zasoby różne potrzeby więc o ile jest gdzieś tam jakiś szerszy zakres tego co robicie w ramach transformacji cyfrowej no to jednak Gdzieś tam ta oferta zawsze jest spersonalizowana pod kątem konkretnej firmy, a to wszystko wynika z warsztatów.
No bo robicie warsztaty, czy robicie taką analizę wewnątrz firmy i wtedy jesteś w stanie odpowiedzieć ofertowo dokładnie na to co firma potrzebuje. I u mnie jest dokładnie to samo, więc ten proces ofertowania jest dłuższy w przypadku tych bardziej skomplikowanych produktów usług, ale jednocześnie bardziej dopasowany, czyli na koniec klient dostaje dokładnie to, czego on potrzebuje, a nie to, że po prostu tak mówię, mamy ogólnie opisaną usługę i niezależnie, czy firma ma zasoby, czy nie ma, no wysyłamy tą samą ofertę.
Tak, więc użyłeś bardzo fajnego słowa. Nie powiedziałaś template, tylko powiedziałaś ramy. O, to jest bardzo dobre słowo, że to tak naprawdę nie chodzi o to, żeby w ogóle cała oferta była szablonem i tylko zmieniamy cenę na końcu. Nie, dostosujmy ją oczywiście do klienta, natomiast to, że mamy ją w template pozwala nam nie zapomnieć o pewnej krytycznej rzeczy, zachować ogólny taki kształt, który wszystkie nasze oferty powinny trzymać, język komunikacji, wygląd. To są drobne rzeczy, ale to wszystko składa się, tak jak mówimy, na pewien obraz profesjonalnej firmy. O narzędziach powiem na końcu, jakie polecamy, natomiast właściwie każde narzędzio do ofertowania jakie widziałem, no template ma, nie ukrywajmy, to jest podstawa absolutna. Wy Przemku korzystacie chyba do dzisiaj nawet z Google Doca, prawda, do robienia ofert?
Tak, cały czas korzystamy z Google Doc z tego względu, że samo narzędzie do prowadzenia procesu sprzedaży to jest Pipe Drive i również Pipe Drive ma taką ciekawą integrację, gdzie można sobie te dokumenty Google Doc podłączyć, gdzie pozwala również podpisywać te dokumenty, także tak jak najbardziej i to jest dokładnie tak jak rozmawialiśmy, czyli od strony wyglądu ona tam jest super dopracowana, żeby to ślicznie wyglądało. Trzeba pamiętać, że Tutaj ja odniosę się jeszcze do tego wyglądu, bo to już wielokrotnie widzieliśmy to, że czasem zwłaszcza w B2B w takich branżach bym powiedział bardzo takich nie wiem tak nazwę to trochę ciężkich na zasadzie jacyś producenci strzelam jakiś maszyn, śrubek bądź nie wiem odlewów aluminiowych czy jakieś inne takie rzeczy z reguły te oferty ich wyglądają po prostu tragicznie i czasem się okazuje, że jak gdyby sam ten wygląd oferty powoduje to, że ona się już bardzo wyróżnia.
Ja podchodzę do tego właśnie w taki sposób, to już o tym mówiliśmy, że oferta to jest pewnego rodzaju konkurs piękności, ona musi być po prostu naprawdę takim najlepszym doświadczeniem na styku spotkania z klientem, no bo jeśli klient na tym etapie widzi, że to coś jest powiedzmy takie niechlujne, widać, że to nie jest dopracowane, no to doświadczenie tego klienta, jeśli na tym pierwszym punkcie styku już jest takie, no to gdzieś tam w głowie, podświadomie zostaje OK, ale jak to dalej będzie wyglądać, skoro tutaj to już tak nie jest dopracowane. Także to tak może się wydawać, czasem myślimy sobie OK, ale przecież mój produkt jest najważniejszy, ta oferta, no to tak OK, zróbmy ją jak najszybciej i lećmy z tym.
No nie, no tutaj od razu mogę powiedzieć, że to są takie elementy, które naprawdę będą miały znaczenie i wręcz czasem takie trochę irracjonalne, że ktoś będzie odbierał naszą firmę poprzez pryzmat tego, że ta oferta wygląda niechlujnie. Choćbyśmy mieli najlepszy produkt na świecie, to ktoś gdzieś tam podświadomie sobie trochę wyrabia o nas zdanie. Przez taką trochę, bym powiedział, może się komuś wydawać irracjonalną rzecz, jak to, że nie wiem, ktoś mówi ok, ja wysyłam w Excelu, w mailu, wiesz tam sam spotykasz się, ofertę po prostu, rozpisana tabelka w mailu, nie? A nagle ktoś ci wysyła naprawdę super, dopracowaną ofertę i tak dalej, no zupełnie inaczej to wygląda.
Tak, teraz jak zaczęło się o tym mówić, to ja wcześniej o tym nie pomyślałem, ale template’y dają nam szansę na to, żeby klient w praktyce pomyślał, kurczę, ale ta firma się postarała już na poziomie ofertowania, ile ona w to pracy włożyła, a tej pracy wcale nie musi być tam dużo, bo mamy bardzo sprytne template’y czy fajne automatyzacje. W sumie o tym nie pomyślałem, a to bardzo ciekawy wniosek.
Dajcie Pan taką ciekawostkę? Ponieważ robimy badania NPS-owe, pytamy na początku procesu sprzedaży, I naprawdę mieliśmy już wielokrotnie taką informację od klientów, że oferta, którą od nas dostali to była najbardziej profesjonalna oferta, którą oni na rynku otrzymali. Z perspektywy wyglądu ten proces jak to wyglądało, że to było największe wrażenie zrobiło na nich ofertowanie. I co ciekawe, część tych firm zgłosiła się do nas, na początku potrzebowali, żebyśmy im poprawili oferty, bo oni zobaczyli, że jednak to jest element, który oni sami podejmowali decyzję, że to po prostu robi robotę. Mamy firmy, gdzie trzeba stworzyć odpowiednią prezentację, nawet teraz tworzymy specjalne prezentacje, gdzie producent, oczywiście tu nie mogę nazw wymieniać, ale produkt będzie za chwilkę wdrażany różnych sieciach, no to on musi mieć jakąś prezentację, musi to w jakiś sposób pokazać i to też nie może być na kolanie zrobione.
Jeśli Ty chcesz wejść do ogólnopolskich sieci handlowych, to wiesz, to musisz się jakoś zaprezentować. Jeśli to jeszcze nie masz tam relacji, to czasem trochę jest tak, że tym wyglądem, tym wszystkim trochę musisz nadrobić.
Dokładnie tak stworzyć taki wizerunek profesjonalnej firmy, no my się wszyscy do tego jednak dążymy. Więc moi drodzy, jeśli chodzi o narzędzia, no Przemek używa Google Doc, my używamy innego, a klientom jeszcze czasami trzecie nawet polecamy. Natomiast na co pozwalają te narzędzia? Jak już omówiliśmy sobie pokrótce proces, czyli mamy jakiś spisany proces, co trzeba wpisać, w którym miejscu jak to wysłać czy to wysłać linka czy wysłać PDF i tak dalej czyli generalnie powinniśmy mieć ten proces w ogóle spisany jak ofertować którego klienta. Na co nam pozwalają te narzędzia. Te narzędzia jak zawsze po procesach przejdziemy do danych i tutaj pojawiają się dosyć ciekawe rzeczy. Ostatnio z Przemkiem rozmawialiśmy właśnie o tym w poprzednim odcinku ile tak naprawdę powinniśmy napisać o firmie klienta a ile napisać o naszej.
Narzędzia pozwalają wam sprawdzać bardzo dokładnie klient co przegląda w waszej ofercie i na której stronie spędza najwięcej czasu. I tutaj oszczędzę wam testów od razu wam powiem że klient od razu zjeżdża do ceny i tam spędza najwięcej czasu. W drugiej kolejności lubi czytać o swojej firmie ewentualnie o konkurencji a tam gdzie piszecie o swojej firmie to właściwie tego nie czyta. Tak nam wyszło z danych tak nam wyszło z badań. Z drugiej strony wiemy że jeśli te rzeczy napiszemy to właśnie Może klient tam rzadko zagląda, ale to sprawia właśnie takie fajne wrażenie profesjonalnej firmy, więc my stwierdziliśmy, że wrzucimy to oddzielnego dokumentu i jak klient będzie chciał to sobie tam zajrzeć, jak z nami pracować, jak my pracujemy, jak wygląda proces itd.
Natomiast to meritum, które on potrzebuje na początku, tam właśnie wycena, jak zrozumieliśmy jego sytuację, to jest ta główna oferta, on to otrzymuje w jednym pliku, dzięki czemu on jest dosyć mały i widzimy po danych, że on sobie przegląda to wszystko. Wy chyba wrzucacie na razie wszystko razem, prawda?
Tak, jest wysłane w jednej ofercie, akurat w narzędziu w PayDrive nie widzimy dokładnie, w którym miejscu klient tę ofertę przegląda, natomiast to o czym powiedziałeś, że z badań wynika, że ktoś od razu patrzy na cenę, później czyta o firmie, czy o konkurencji, Z badań źle powiedziane, nie.
To słowo, z danych.
Z danych, no okej, ale to robiliście jakieś tam badanie i z tych danych to wynika. Natomiast powiem Ci, że mi to zajęło w ogóle kilka lat, bo na początku swojej takiej przygody biznesowej bardzo dużo przykładałem właśnie uwagę do tego żeby jak najwięcej opisywać o naszej firmie i w ogóle bardzo dużo o nas pisaliśmy. Na koniec dnia rzeczywiście też do tego doszedłem tylko ja po prostu doczytałem nie robiliśmy takich analityk jak ty to robisz natomiast po prostu już później doczytałem że jednak prawda jest zgoła inna, a mianowicie na koniec dnia tak naprawdę każdy z nas jest egoistą. Interesuje nas przede wszystkim dlaczego cena, czyli na początku chcemy dowiedzieć się w ogóle ile to będzie mnie kosztowało, ale za chwilkę szukamy odpowiedzi, a co ja z tego będę miał, co moja firma dzięki temu osiągnie, ile dzięki temu moja firma zyska, to mnie interesuje.
A to, że o twojej firmie tam są informacje, to jedynie ja będę szukał potwierdzenia tego social proof, że ty jesteś firmą rzeczywiście godną zaufania, że faktycznie z tobą warto rozmawiać, współpracować. Ale ja absolutnie nie będę czytał o twojej firmie, bo twoja firma na koniec dnia mnie w ogóle nie interesuje, no bo co mnie interesuje? Interes, tak? Czyli ile ja na tym zarobię, jaką będzie miała firma z tego korzyść? No tak jest prawda, tak? To jak troszeczkę też poczytamy sobie na temat psychologii komunikacji z ludźmi, dowiemy się, Na przykład ludzie, którzy są najbardziej lubiani to są tacy, którzy głównie słuchają, mają umiejętność słuchania. Bo ktoś mówi, a Ty słuchasz. Dlaczego takich ludzi lubimy? Bo z reguły my opowiadamy o sobie.
Rzadko o kimś zwykle mówimy o sobie, o tym co my zrobiliśmy, a ta druga strona po prostu nam się czasem wydaje, tylko czasem tak siedzi i słucha nas, nie? I to jest dokładnie to. Więc w tych ofertach musimy jak gdyby ten aspekt psychologiczny zastosować, bo tak to wygląda, czyli jak najwięcej komunikacji, Dla firmy, nawet powiem szczerze, czasem można iść o krok dalej i spotkałem się z takimi ofertami, one są już level wyżej. Przykładowo jest branding, to na przykład stosujemy w namingu, jak tworzymy naming dla firm, czyli tworzymy nazwy, pomimo że my tworzymy samą nazwę, to klient dostaje od nas ofertę wizualną, gdzie on tą nazwę Widzi na przykład na budynku, na ścianie, gdzie on to widzi już na jakimś opakowaniu, gdzie docieramy do jego zmysłów, gdzie on sobie może wyobrazić, on myśli o swojej firmie, o swoim produkcie.
Więc te oferty jeszcze bardziej spersonalizowane jeśli jest to możliwość pokazania, Tak będzie wyglądała Twoja firma, korzystając z naszego produktu, że jeśli jest taka opcja wzbudzenia zmysłów tego odbiorcy, żeby on to poczuł, zobaczył, wow, to może być moja firma i ona będzie tak świetnie wyglądać, to jest fajny element.
Ja dostałem od Was którąś wizualizację, pamiętam, że to strasznie zrobiło na mnie wrażenie, jak zobaczyłem od razu nie samo logo, tylko wsadzone na wizytówki i na coś tam jeszcze to po prostu strasznie fajnie robi o robotę ale wracając do narzędzia do ofertowania jeden z głównych danych jakie możemy sobie wyciągnąć to jest właśnie jak często klient zagląda na które strony i dzięki temu jeśli cały czas to sprawdzamy cały czas poprawiamy oferty to z czasem nasze oferty coraz bardziej są dopasowane do naszych klientów coraz lepiej sprzedają to zajmuje trochę czasu natomiast jak każdy proces po prostu optymalizujemy w oparciu o dane co nam się po prostu lepiej sprzedaje. Co jeszcze ciekawego? Może to nie są stricte dane, natomiast jeśli mamy narzędzie, to możemy w ogóle zobaczyć, czy klient w ogóle zajrzał do tej oferty.
To jest bardzo ciekawe, ponieważ jak wiecie, jak sprzedajecie, zwłaszcza do B2B, jest bardzo często taki moment, że nagadaliście się z klientem, przygotowaliście ofertę, narobiliście się przy tej ofercie, wysyłacie ją i jest cisza. I co tutaj zrobić? Klient otworzył ofertę? Nie otworzył? Podoba mu się? Nie podoba? A może w ogóle mu mail zginął? I tutaj jest bardzo przydatne narzędzie. Każde z narzędzi na rynku właściwie ma coś takiego, że w ogóle wiecie, czy klient to otworzył. I tutaj dzięki wykorzystaniu narzędzia zewnętrznego jesteście w stanie uniknąć sytuacji, gdzie wysłaliście tę ofertę, wy myślicie, że klient ją analizuje, a klient ją w ogóle przegapił, bo miał 30 maili albo gdzieś W drodze na spotkanie w windzie zobaczył szybko maila, odczytał go, ale w sumie nie zajrzał do oferty. Gdzieś mu to umknęło, bo mail już był odczytany.
Więc jeśli macie do tego dostęp, dzięki temu, że macie narzędzie, to widzicie, że minął dzień, dwa klient nie odczytał, możecie mu wysłać maila, możecie mu wysłać SMSa. Co zrobicie, już jest tak naprawdę drugorzędne. Ale ważne jest, żeby w ogóle mieć tą informację. Mi samemu zdarzało się często z tego korzystać, że dzwoniłem do klientów, bo widziałem, że wysłaliśmy taką dużą, dużą naprawdę ofertę. Wiem, że klient w ogóle na nią czekał i tak się dziwiłem, że nie ma odpowiedzi, natomiast widziałem, że on po prostu jej nie otworzył, więc dzwoniłem za dzień, dwa i klient W ogóle czasami się zdarza, że do spamu wpadnie, prawda? To też jest zupełnie inna sytuacja, ale w sumie na to samo się składa. A, to Państwo wysłali, dobrze. Och, faktycznie było w spamie.
Prosta sprawa, a zobaczcie ile można wygrać, bo na przykład może się zdarzyć, że Wasza konkurencja w tym czasie przyśle ofertę, klient się z nią zapozna, bo nie będzie między spotkaniami, ona mu po prostu nie umknie. Minie trochę czasu, wy nie będziecie męczyć klienta, bo myślicie, że on się zastanawia, on w ogóle tej oferty tak naprawdę nie zauważył i wybierze waszą konkurencję. Zobaczcie ile stracony deal jest dla was warczy, nie warto o to powalczyć, a te narzędzia w ogóle do ofertowania tak naprawdę nie są drogie, więc jak najbardziej warto. Tyle w temacie danych, natomiast moim zdaniem najciekawsze rzeczy zaczynają się pojawiać przy automatyzacji. I co można zrobić w automatyzacji? No tutaj można już naprawdę poszaleć.
Z mojego punktu widzenia najważniejsze, to co najbardziej robi robotę, to co najbardziej podoba się naszym klientom, to co my zrobiliśmy u siebie bardziej jako showing off, bo dużo tych ofert nie przygotowujemy, to bardziej było takie ćwiczenie, żeby pokazywać klientom jak to działa. My mamy produkty, gdzie w ogóle już nie musimy oferty przygotowywać, ona się automatycznie przygotowuje w całości dla klienta i w dodatku jest spersonalizowana. I teraz, jak to wygląda? To brzmi trochę magicznie, ale to wbrew pozorom nie jest takie trudne.
Jeśli mamy nasz proces sprzedażowy, podczas którego zbieramy pewne informacje o naszym kliencie, jakieś tam jego tłał biznesowe, jakieś jego wyzwania, problemy i tak naprawdę i tak w ceremie musimy to wszystko ładnie spisać, to w momencie kiedy szansa sprzedażowa, wiemy, że to jest na odpowiedni produkt, który jest mniejszy, dotrze do odpowiedniego momentu lejka sprzedażowego, to nasz program do ofertowania automatycznie to wykrywa i natychmiast tworzy ofertę zasysając te wszystkie dane. Ona jest gotowa po prostu od razu. Teraz zobaczcie sobie, ile przeważnie u Was trwa ofertowanie klienta. No jeszcze nie zdarzyło się, żebyśmy pracowali z klientem, żeby oferowało nie trwało no poniżej paru dni tak naprawdę. A tutaj zobaczcie, że możecie skończyć rozmowę z klientem, musicie tylko wpisać do CRM-a jego informacje, które zdobyliście na rozmowie, kluczowe w Waszej branży, w Waszym sektorze, w Waszym produkcie i oferta stworzy się natychmiast, od razu możecie ją wysłać.
I teraz zobaczcie, ile możecie zyskać. Jeśli wasz klient pracuje w branży, na przykład, gdzie to ofertowanie generalnie trwa dosyć długo, on wyśle tych zapytań, nie wiem, 10, 15, 20, on nie będzie czekał, aż wszystkie spłyną. On poczeka aż 3, 5, 7 pierwszych i już prawdopodobnie spośród nich wybierze swojego dostawcę. Więc teraz zobaczcie, ile czasu zyskujecie, jeśli natychmiast wyślecie tą ofertę klientowi. W dodatku, weźcie pod uwagę, że jeśli po drodze będą jakieś problemy, ta oferta nie dotrze, właśnie o czym mówiliśmy przed chwilą. Klient jej nie otworzy, bo gdzieś przegapi maila, bo mu wpadnie do spamu, to im szybciej wyślecie, tym więcej macie czasu na reakcję. Panie Damianie, wysłałem panu maila, widziałem, że jeszcze pan nie otworzył, może mail wpadł do spamu, albo może wysłać panu jeszcze raz.
Macie czas, żeby zareagować, więc to jest taka automatyzacja, która Od strony programistycznej, od strony kodu to nie jest nic niezwykłego. Trzeba troszkę się narobić, żeby ją w ogóle zrobić. Nie jest to taka mega prosta automatyzacja w stylu jakiejś automatycznej wysyłki maila, smsa, ale strasznie robi robotę. A jeśli macie oferty, które są bardziej skomplikowane i coś jednak musicie napisać ręcznie, to one mogą być już na przykład wstępnie wypełnione. Tylko musicie dopisać to, co właśnie musicie w tym programie i tak dopisać ręcznie. Więc zawsze trochę czasu Wam to oszczędza i jest dużo, dużo szybciej. Także, Przemku, czasy Twojego Google Doc’a są, myślę, policzone.
No muszę powiedzieć, że trochę Czarku mnie zasmuciłeś. Zasmuciłeś mnie tym, że się zastanawiam, dlaczego jeszcze tego nie mamy wdrożonego.
Zwłaszcza, że to nie jest drogie.
Dlatego, że tak jak powiedziałeś, no brzmi to mega ciekawie. U nas, tak jak powiedziałem, oferty są gotowe w formie pewnej ramy template’u jako takiego wizualnie, powiedzmy pewne rzeczy rozpisane. Oczywiście nie wiem, zasysamy powiedzmy nazwę firmy, natomiast na takim zaawansowanym poziomie jak ty to masz, nie mamy, no i tutaj nie ukrywam, że będę chciał po prostu, żebyśmy porozmawiali, żebyś pokazał jak to wdrażasz, no bo brzmi to bardzo ciekawie. Jeśli to faktycznie jest opcja taka, że to podnosi wartość tej oferty, w sensie wnosi wartość dla klienta, no bo on widzi pewne elementy, o których rozmawialiście, a rzeczywiście da się to zrobić szybko, no to ja jestem bardzo zainteresowany, żeby poznać to narzędzie.
A to z przyjemnością po programie nagram Ci jak ta automatyzacja wygląda, jak to zrobić. A jeśli Was też to interesuje, to właściwie napiszcie do mnie maile, a ja z przyjemnością Wam wyślę jak to mamy zrobione, jak to wygląda. Może Wam się przyda, czemu nie. Co jeszcze ciekawego można zautomatyzować? Zobaczcie, nawet to, że wiecie, że klient nie odczytał Waszej oferty, to już możecie dalej robić z tego automatyzację. Na przykład klient nie odczytał oferty, minęły jak sobie chcecie, na przykład 2-3 dni, wysłacie mu automatycznie maila i smsa. Macie imię klienta, można to wszystko zrobić automatycznie. Automatycznie może wysłać się sms z bramki, może mail pójść z waszego maila. Nawet nie musicie o tym myśleć, a niech sam klient dostanie od was wiadomość, czy tak naprawdę po prostu zobaczył waszą ofertę, czy miał szansę się z nią zapoznać. Czemu nie?
Nie wiem, czy to jest automatyzacja, może to nie do końca automatyzacja, może funkcjonalność tych programów. Na pewno warto wspomnieć o jednej rzeczy, Mówiliśmy w poprzednim odcinku, Przemek bardzo dobrze o tym wspomniał, o takim call to action, czyli klient widzi ofertę, no i właściwie co on ma z nią zrobić? Ma do nas zadzwonić, napisać maile, jakoś zaakceptować, ale jak on ma to zrobić? Więc Przemek opowiedział o takiej podstawowej wersji, czyli traktujemy ofertę jako, używając terminologii może bardziej z budownictwa, to było zlecenie po prostu, prawda? Zlecenie do produkcji.
Za granicą w ogóle często się odchodzi nawet od wysyłania normalnych w, tylko cała oferta jest traktowana, to po angielsku się nazywa Statement of Work, czyli coś właśnie jako zlecenie, jakiś taki kontrakt i w ogóle nawet często niewiele więcej nic nie trzeba podpisywać, więc jeśli macie program wdrożony do ofertowania, No tutaj są różne opcje, możecie poprosić po prostu klienta, niech on od razu, jak otwiera ofertę na swoim komputerze, on od razu może ją podpisać. Tutaj są różne sposoby, tutaj w Polsce będziecie korzystali z podpisu kwalifikowanego, nie, są również nic skomplikowanego, ale chodzi o to, żeby klientowi jak najbardziej ułatwić tą tak naprawdę interakcję z wami. Teraz zobaczmy dwa przypadki. Załóżmy, no niech będzie, bo Przemek na razie ma w ten sposób, więc Przemek wyśle dokument, który ja rozumiem, że klient musi wydrukować, podpisać, zeskanować, wysłać, tak?
No właśnie nie.
A jak właśnie teraz?
Znaczy tak, zacznę od tego, że to o czym mówisz, że w Stanach są te oferty takie, gdzie wystarczy ją tylko podpisać, to dokładnie to coś stało się game changerem u nas kilka lat temu, bo te nasze oferty dokładnie takie są, czyli to co my tworzymy to jest jednocześnie ofertą, ale jednocześnie dokumentem zlecenia, czyli tam już jest opcja podpisania i klient jak podpisze, czyli akceptuje to zlecenie i nic więcej w zasadzie nie trzeba podpisywać, bo tam są zapisy już, nasi prawnicy już przygotowali, tam jest całe RODO, tam jest na przykład przeniesienie majątkowych praw autorskich, generalnie wszystko co jest niezbędne, żeby ten dokument mógł być realizowany zgodnie z polskim prawem. Game Changer to był właśnie taki, że jak to wprowadziliśmy, to się okazało, że wysyłam ofertę, klient może ją od razu podpisać. I rzeczywiście na początku tak było.
Zresztą na tych dokumentach do dzisiaj tam jest, że to można wydrukować, jest czasem napisane wydrukuj. Bo jak klient dostanie tradycyjnie powiedzmy na maila, on wydrukuje to może podpisać. Natomiast drugą taką zmianą, którą wprowadziliśmy było to, że właśnie to narzędzie PipeDrive uruchomiło możliwość podpisu elektronicznego, przy czym to nie jest taki podpis elektroniczny powiedzmy tam nie wiem Nie, to jest podpis elektroniczny, który jest zintegrowany z systemem Pi Drive i on od strony prawnej jest obowiązujący. Ja to też konsultowałem, bo mamy kancelarię, która nas tu obsługuje. Jak najbardziej to funkcjonuje i co jest ciekawe, wystarczy dosłownie jedno kliknięcie. Z Pipe Drive wysyłamy ofertę, oznaczamy ją w którym miejscu klient ma po prostu podpisać, klient otwiera sobie tą ofertę, on klika, że tak podpisuje i oczywiście wtedy może sobie tam powiedzmy wpisać, nie wiem, albo ręcznie z klawiatury wpisuje imię, nazwisko, albo mógłby sobie odrysować i tak dalej.
Jest to naprawdę mega proste i muszę powiedzieć o jednej rzeczy, tu warto o tym wspomnieć. Mówię teraz o produkcie bardzo prostym, który ma dosyć niską barierę wejścia, stąd też ten proces jak gdyby zawarcia zlecenia jest krótki. Natomiast mogę powiedzieć tyle. Jeszcze jakiś czas temu w Sales Velocity, czyli prędkość sprzedaży, czyli od momentu kiedy wpadała oferta, znaczy wpadał lid, handlowy zaznówiał z klientem, została stworzona oferta, ten czas mieliśmy kiedyś półtora miesiąca. Od momentu, kiedy wdrożyliśmy tego typu oferty, gdzie wdrożyliśmy ten podpis elektroniczny, gdzie zautomatyzowaliśmy od razu wysyłanie proformy, no bo u nas jest tak, że jak klient podpisuje zlecenie, z automatu idzie do niego proforma, w momencie kiedy proforma jest opłacona, w tym momencie już zlecenie jest uruchamiane.
Ja nie mówię, że to prędkość cała jak gdyby taka spadła do takiej wartości, natomiast mogę powiedzieć tyle, że handlowcy Nawet bili rekordy prędkości, jeden rekord to był 3 godziny. To znaczy dosłownie w 3 godziny zostało zawarte w pełni zlecenie, czyli zadzwonił klient na infolinię, od razu połączył go z odpowiednim handlowcem, handlowiec rozmawiał przez godzinę czasu, omawiali sytuację i tak dalej, klient zdecydował się właśnie na pierwszy ten warsztat strategiczny, handlowiec od razu wygenerował tą ofertę, wysłał z pipe drive’a, klient po rozmowie dosłownie w przeciągu tam 20 minut kliknął tylko zatwierdził, podpisał ją, została wygenerowana faktura i klient w przeciągu godziny ją opłacił. Czyli dosłownie w 3 godzinach zamknął się cały cykl. Do momentu wpłaty środków do nas na konto, to samo konto musiało mieć klient, dlatego było tego w tym samym czasie.
Natomiast chcę pokazać jedną rzecz, coś co kiedyś było awykonalne, w sensie kiedyś trzeba było stworzyć umowę, klient to podpisał, wysyłamy tą umowę i tak dalej, no ten proces nie był krótszy nigdy niż powiedzmy nie wiem dwa tygodnie. Nagle dzięki technologii, dzięki takim bardzo prostym automatyzacją u nas, no naprawdę w niektórych przypadkach możemy to bardzo skrócić. Jeszcze raz podkreślam, dotyczy to takiego produktu wprowadzającego, prostego, no bo nikt w 3 godziny nie sprzeda powiedzmy transformacji cyfrowej, tak? Tak mi się wydaje, że no to jest nie.
Nie, zwłaszcza jak ostatnio sprawdziłem, że mamy deale, które ponad 200 dni zajmują dopięcie, no bo to są duże rzeczy jednak często. Tak, to jest bardzo ciekawa historia, dokładnie to powinno wyglądać tak jak Przemek nam opowiedział. Teraz wyobraźcie sobie, że działacie zwłaszcza w branży, która jest generalnie tradycyjna i wysyłacie ofertę do klienta i on musi ją wydrukować, musi ją zeskanować, musi wam wysłać, przepraszam jeszcze, podpisać, zeskanować, wysłać wam na maila a wyślecie ofertę, gdzie on otworzy maila, myszką kliknie, nawet można się czasami podpisywać klawiaturą, to zależy już jakie sobie rozwiązanie wybierzemy, to wszystko jest możliwe. Także po prostu wasza oferta może wygrać nawet nie dlatego, że jest tańsza, droższa, cokolwiek innego, tylko po prostu ułatwić klientowi podpisanie jej, bo z tym drukowaniem zawsze są jakieś problemy, no tragedia. Można to po prostu tak fajnie w dzisiejszych czasach zrobić.
Jak widzicie, rzeczy, które ułatwiają nam biznes to wcale nie są jakieś kosmiczne technologie, to są proste rzeczy tak naprawdę, tylko ktoś musi usiąść i po prostu z nami zmapować ten proces i go z nami poautomatyzować. A tak naprawdę ta technologia pod spodem to nie jest nic niezwykłego. Więc powiedzieliśmy sobie o procesie, powiedzieliśmy sobie o danych, co tam ciekawego można pomierzyć, Bo rozmawialiśmy tak wstępnie o automatyzacji, tam jest bardzo dużo możliwości. Ja wymieniłem takie, które są dosyć oczywiste i właściwie w każdym procesie ofertowania można je spokojnie wdrażać. A teraz przejdziemy sobie do narzędzi. Narzędzi, których my polecamy nie ma dużo, wbrew pozorom. My przeważnie polecamy dwa, w zależności od tego czy firma chce mieć kontakt z kimś polsku albo nie. Jeśli polsku musi być ten kontakt, to polecamy Sellerizer. To jest polska firma z Rzeszowa. Bardzo w porządku narzędzie. Nic nie mogę mu zarzucić.
Natomiast jeśli ktoś chciałby narzędzie ciut jeszcze bardziej profesjonalne, trochę dalej idące, a cenowo są dosyć zbliżone. Sellerizer jest troszkę tańszy. To jest takie amerykańskie narzędzie z Silicon Valley. Nazywa się PandaDog i my go u siebie używamy. On jest po prostu troszkę bardziej potężniejszy. Dużo bardziej modyfikować oferty pod spodem dużo więcej można mieć. To już nie chcę wchodzić tak w szczegóły bo tak naprawdę to i tak wasz doradca technologiczny powinien wam powiedzieć którego narzędzia potrzebujecie. Natomiast jeśli chcecie pobawić się sami to zobaczcie sobie te dwa. To jest PandaDoc i to jest Sellerizer. To ofertowanie już dla paru firm zrobiliśmy. Nie jest to wielki proces nie jest to jakoś super skomplikowane natomiast tutaj zysk jest No faktycznie widać, często jest dosyć spory, natomiast to też nie jest najniżej wiszący owoc. Przeważnie jednak proces sprzedaży, tak generalnie, ogólnie jest dosyć, przeważnie jednak ważniejszy.
To nie jest problem przeważnie w ofertowaniu. Ofertowanie to jest takie, jak my to mówimy, cherry on the top, czyli taki miły dodatek do całości, ale to wszystko składa się na profesjonalny odbiór firmy, na coraz lepsze ofertowanie, coraz lepsze poprawienie tego odbioru klienta naszej firmy. Także jakby ktoś miał ochotę poprawić swoje ofertowanie, to oczywiście serdecznie zapraszam do współpracy. To co Przemku, porada tygodnia? Mamy coś ciekawego?
Tak, dzisiaj przygotowałem poradę tygodnia nawiązującą do ofertowania, a mianowicie takie proste narzędzie, ale jego siła tkwi właśnie w prostocie. Narzędzie nazywa się mailtrek.io. I to jest bardzo ciekawe narzędzie, które już w wersji bezpłatnej pozwala nam śledzić, jak gdyby pokazuje nam, czy nasze maile są otwarte, ile razy ktoś przeglądał tego maila, o której godzinie możemy sobie właśnie ustawić powiadomienia. To narzędzie jest bardzo popularne, wręcz do tego stopnia, że czasem nawet można to narzędzie oferuje, jak gdyby pokazanie to, czy ktoś też z tego narzędzia korzysta, bo w wersji bezpłatnej na dole maila to będzie taki maleńki znaczek, który do maila się jak gdyby załącza. Opcji płatnej, która też kosztuje naprawdę niewiele, jakieś takie tam grosze, nie ma tego elementu graficznego, natomiast z racji tego, że dużo ludzi korzysta dzisiaj też z tego narzędzia, możemy zobaczyć, że ktoś z tego narzędzia również korzysta.
Jest właśnie trochę takie bym powiedział, no takie pośrednie rozwiązanie, że jeśli wysyłamy powiedzmy maila, ofertę tak mailowo, nie korzystamy dzisiaj jeszcze z jakichś narzędzi, proponowałbym w pierwszej kolejności podłączyć po prostu to narzędzie, bo naprawdę jego podłączenie będzie bardzo proste, a zobaczymy jak to działa, tak? To znaczy będziemy mieli pierwszą styczność właśnie z czymś takim, gdzie będziemy mogli widzieć, czy ktoś czytał naszego maila, kiedy go otworzy. To jest bardzo ciekawe, bo czasem jest tak, że na przykład widzę, że ktoś otwiera maila, którego wysłałem trzy miesiące temu albo pół roku temu, że jakiś klient na przykład po pół roku wraca do maila. I szansa była stracona, bo na tamten moment nic nie było i nagle widzę, że on czyta tego maila i że on tam poświęcił x czasu i wchodził tam po ileś razy, czyli coś zaczyna się dziać, czyli on zaczyna wracać.
Bardzo ciekawe narzędzie, tak jak mówię, nazywa się mailtrack.io. Czarku, czy znasz to narzędzie?
Rozmawialiśmy przed odcinkiem, ja źle zrozumiałem nazwę, to narzędzie znam, zrozumiałem MailTrack w sensie licznik mil. Zapomniałem o nim, teraz jak opowiadałeś to powiem ci, że nawet szybko sobie je właściwie zainstalowałem. Chętnie sobie się pobawię, bo to faktycznie daje dużo. Może władze to źle powiedziane, ale dużo ważnych informacji o tym jak wygląda Twoja komunikacja z klientami. To jest to co też CRM’y używają właśnie żeby mierzyć czy w ogóle klienci otwierają Wasze oferty czy maile od Was. Bardzo ważne i bardzo się również przydaje w Marketing Automation, o którym porozmawiamy sobie w jednym z przyszłych odcinków. Także tak, to jest bardzo fajne narzędzie, nawet za free daje bardzo duże możliwości, więc również bardzo gorąco polecam.
No i sam fakt prostoty chyba mówi to, że jeśli w trakcie jak ja opowiadałem ty zdążyłeś zainstalować sobie to narzędzie, to wydaje mi się, że każdy sobie z tym bez jakiegoś tam większego problemu z tym poradzi, a rzeczywiście informacje dostarcza, dużo ciekawych informacji na temat tego co się dzieje z naszymi mailami. No i właśnie z tą komunikacją, bo czasem to jest tak, że rozmawiasz powiedzmy z tym klientem, czy po prostu z kimś, a nie widziałem, nie dotarło, nie, a ty już wiesz, że on pięć razy przeglądał i to trwało dwadzieścia minut, nie.
Rzadko się to zdarza, na szczęście, że tak powiem, ale takie kwiatki, no, miały też miejsce, no i wtedy też wiemy, czy ktoś tak naprawdę ta druga strona, czy to jest osoba, którą warto traktować poważnie, czy nie, no bo jeśli my już widzimy, że to się coś nie zgadza z tym, co ta osoba mówi, też daje nam po prostu pewien obraz tego, tak.
Tak, tutaj dodajmy jedną rzecz dosyć ważną, że chyba się coś zmieniło. Sam muszę po prostu sprawdzić. Ale zawsze było tak, że jeśli wysyłaliście maila do trzech osób, to widać, że ktoś odczytał, ale nie wiadomo kto. Chyba, że się coś zmieniło.
To znaczy pokazuje jakie osoby. Już później pokazuje ci, że… Widać jakie osoby, okej, dobra. Tak, konkretnie jakie osoby to czytały, bo tam jest taki znaczek, takiego zielonego ptaszka, pojawia się przy mailu tej osoby, że ta osoba to czytała.
Dobrze, Przemku, to bardzo dziękuję za dzisiaj i słyszymy się za tydzień.
Dzięki serdeczne, wszystkiego dobrego, cześć.
