Zacznij oszczędzać czas w swojej firmie – sprawdź, jak wprowadzić skuteczną automatyzację

W tym odcinku podcastu Cezary i Przemysław poruszają temat automatyzacji w firmie. Rozmawiają o tym, jak nowoczesne rozwiązania technologiczne mogą usprawnić procesy, obniżyć koszty i zwiększyć efektywność zespołów. Automatyzacja staje się kluczowym narzędziem zarówno dla małych, jak i dużych firm, które chcą konkurować w dynamicznie zmieniającym się rynku.

Dlaczego automatyzacja jest niezbędna?

Automatyzacja pozwala na:

• Zwiększenie efektywności pracy – Eliminacja powtarzalnych, manualnych zadań umożliwia zespołom skupienie się na bardziej strategicznych działaniach. Dzięki temu zwiększa się produktywność, a pracownicy mają większą satysfakcję z wykonywanych obowiązków.
• Redukcję kosztów operacyjnych – Automatyzacja pozwala zmniejszyć liczbę niezbędnych zasobów do realizacji zadań, co przekłada się na niższe koszty funkcjonowania firmy.
• Podniesienie jakości obsługi klienta – Automatyzacja procesów kontaktu z klientem sprawia, że reakcje są szybsze, bardziej spersonalizowane i spójne.

Jakie procesy warto zautomatyzować?

Eksperci podkreślili, że pierwszym krokiem do efektywnej automatyzacji jest analiza procesów firmowych i identyfikacja tych, które są najbardziej powtarzalne. Cezary opowiada, jak w swojej firmie zastosował automatyzację w obszarach takich jak:

• Obsługa formularzy kontaktowych – Zautomatyzowanie reakcji na formularze kontaktowe umożliwia natychmiastowe wysyłanie powiadomień do klientów i pracowników. Klient, który wypełnił formularz, otrzymuje automatycznego e-maila z potwierdzeniem, a zespół sprzedaży jest natychmiast informowany o nowej szansie sprzedażowej.
• Automatyczne generowanie ofert – Dzięki gotowym szablonom i integracjom z CRM, firma może tworzyć oferty błyskawicznie. System automatycznie wypełnia dane klienta i szczegóły oferty, co przyspiesza cały proces.
• Automatyczne fakturowanie – W firmach, które rozliczają się na podstawie godzin lub powtarzalnych usług, automatyzacja fakturowania oszczędza czas i redukuje liczbę błędów.

Jakie narzędzia warto rozważyć?

Przemysław zwraca uwagę na różnorodność narzędzi dostępnych na rynku, które umożliwiają automatyzację procesów:

• Narzędzia do automatyzacji zadań, takie jak Zapier i Make – Umożliwiają łatwe łączenie różnych systemów w firmie, takich jak CRM, platformy e-mail marketingowe, narzędzia do zarządzania projektami czy komunikatory. Dzięki temu, nawet firmy bez zespołu IT mogą zautomatyzować kluczowe procesy.
• CRM z funkcjami automatyzacji – Wiele nowoczesnych systemów CRM, jak HubSpot czy Pipedrive, posiada wbudowane funkcje automatyzacji zadań sprzedażowych i marketingowych.

Najważniejsze wnioski

Podsumowując, automatyzacja nie jest jedynie rozwiązaniem dla wielkich korporacji. Nawet małe firmy mogą czerpać z niej korzyści, usprawniając swoje działania i redukując koszty. Najważniejsze jest, aby zidentyfikować procesy, które są powtarzalne, i w pierwszej kolejności skupić się na ich automatyzacji. W ten sposób firma może lepiej zarządzać czasem, zasobami i koncentrować się na strategicznym rozwoju.

Transkrypcja odcinka

Witamy Cię drogi słuchaczu w podcaście CEO Hub Jończyk i Bielecki. To program, w którym łączymy technologię z marketingiem strategicznym po to, aby pomóc Ci wznieść Twój biznes najwyższy poziom. Ja jestem Cezary Bielecki, jestem właścicielem firmy Digital Forms, gdzie od lat pomagamy przedsiębiorstwom budować silne technologiczne fundamenty. Ja nazywam się Przemysław Jończyk i od 17 lat prowadzę grupę strategiczno-kreatywną JAAQOB, w której pomagamy firmom budować marki i tworzyć strategie marketingowe. Zapraszamy do wysłuchania podcastu. W dzisiejszym odcinku opowiem Wam o automatyzacjach w firmie. Jak to robić? Chciałbym Was poinspirować. Co fajnego możecie zautomatyzować w swoich firmach, żeby mieć czas, czekając się tym, co jest naprawdę istotne. Cześć Czarek. Cześć Przemek. Ostatnimi czasy obserwujemy tendencję taką, gdzie są redukowane zespoły w dużych firmach. Google, Facebook, Amazon, wiele dużych firm ostatnimi czasy zredukowało zatrudnienie. Wiemy, że argumentacja tych firm jest taka, że trudniejszy czas, inflacja, wiadomo sytuacja na rynkach finansowych.

Natomiast wiemy też z danych, z informacji, z źródeł, że jednak te redukcje w dużej mierze są podyktowane tym, że te firmy dynamicznie wprowadzają różnego rodzaju procesy automatyzujące pracę, wykorzystują automatyzację, wykorzystują do tego AI. Czarek, ty jesteś specjalistą od technologii, od wdrażania procesów automatyzacji. Dzisiaj chciałbym, żebyśmy sobie porozmawiali właśnie na ten temat, bo uważam, że to jest coś, co może bardzo znacząco przyspieszyć rozwój firmy, obniżyć koszty. To jest taki trochę mokry sen przedsiębiorców, jak tutaj jednak zachować te same moce produkcyjne, będzie nawet zwiększyć przy jednocześnie może zmniejszeniu kosztów, redukcji zespołów. No i w ogóle takie zadam pytanie na początek, nie wiem czy się z tym zgadzasz, czy to jest w ogóle prawda, czy da się tymi automatyzacjami zwiększyć ten przychód firmy?

Jest dokładnie tak jak mówisz, automatyzacjami można bardzo dużo ciekawek zrobić, a przede wszystkim pozbyć się takiej nudnej, powtarzalnej, manualnej pracy, gdzie po prostu coś przenosisz między jakimiś systemami, zamiast sobie je połączyć, robisz jakąś taką powtarzalną pracę, jak praca na taśmie. I powiem Ci tak historycznie, Przemku pochodzisz z Łodzi, więc jakby stolica przemysłu WUKIE, NICEO kiedyś. Pamiętamy, że podczas rewolucji przemysłowej zostało wprowadzone… Matko Boska, jak się to narzędzie nazywało? Krosno? Krosno chyba. Tak. I właśnie to był taki pierwszy przykład bodajże automatyzacji, który wielu ludzi pozbawił pracy. Natomiast jak zaczęła się rewolucja informatyczna, ja mam wrażenie, że mamy fajne narzędzia, ale w pewnym momencie wiele firm się zatrzymało. Mamy Excela, mamy Worda, I jakby nie szukamy dalej tych automatyzacji.

I tu bardzo ciekawy wątek jest, że to nawet niekoniecznie chodzi o to, żeby zoptymalizować swoje procesy, żeby pozwalniać ludzi, bo z tego co widzę, jak wprowadzamy te automatyzacje do firm, to ludzie oczywiście na początku się boją, że to im zabierze pracę. Ale nie, bo w praktyce wychodzi na to, że to pomaga im pozbyć się takiej nudnej, powtarzalnej, manualnej pracy, takiej małpiej roboty i oni mają czas zająć się tym, co jest naprawdę ciekawe. Czyli zamiast handlowiec przenosić sobie szansę sprzedażową z maila do CRM-a, no to po prostu mu to automatyzujemy, wpada mu to do CRM-a, od razu automatycznie z formularza, z maila, skądkolwiek, a on po prostu ma czas, żeby dzwonić do klientów, sprzedawać i skupić się bardziej na tym dowożeniu KPI-ów, a nie na takiej manualnej pracy.

I chciałbym w dzisiejszym odcinku odczarować to, z czym często się spotykamy, że właściciele firm nie wiadomo w sumie dlaczego, Myślę, że to jest tylko dla ogromnych korporacji, a jak dzisiaj zobaczycie, te podstawowe narzędzia są naprawdę, naprawdę proste. Już można sobie nimi dużo pomóc. Powiedz Przemku, jak to wygląda u Ciebie, jakie masz doświadczenia? To znaczy, ja zacznę od tego, że dzisiaj wcielam się w rolę Oczywiście jestem przedsiębiorcą, ale oczywiście będę bronił tych przedsiębiorców, pilnował tego, aby przedsiębiorcy wyciągnęli jak najwięcej wartości z tego odcinka. Dlatego od razu odniosę się jeszcze do tego, co powiedziałeś. To, że wprowadzamy jakieś procesy, które automatyzują pracę, to znaczy ja akurat jestem wyznawcą takiego kierowania firmą, że jeśli mam możliwość spowodowania, że pewne procesy spowodują, że mogę np.

Pewnych ludzi odciążyć, to nie w tym celu, żeby ich zwolnić, tylko po to, że moje moce produkcyjne się zwiększają, ja mogę tych ludzi czy to przesunąć do innego działu, czy rozwinąć inny dział. Oczywiście to jest moja pewna filozofia życia, ja bym chciał, żeby na świecie zawsze było dobro i tak dalej, zawsze do tego dążę. Wiem, że to jest dążenie do jakiejś utopii, Natomiast mówię, to są pewne takie moje przekonania wartości, więc tutaj chciałbym też od razu pokazać, jak gdyby obliczę tego, że jeśli wprowadzamy jakieś elementy, które automatyzują procesy, czyli przyspieszają pracę jakiegoś działu, produkcji, to nie jest tak, że zabierają pracę tym ludziom, tylko możemy sobie te zasoby wykorzystać gdzieś indziej, przenieść je i to jak gdyby rozwinąć.

Co do samych tych procesów automatyzacji, to chciałbym dzisiaj trochę właśnie o tym porozmawiać, bo ja powiem Ci taką historię, gdzie zastosowałem automatyzację, dopiero później zrozumiałem, że to była dobra decyzja, ponieważ, no chociażby, właśnie bo wspomniałeś o tym procesie sprzedaży, że o CRM-ie i tak dalej. Wiele, wiele lat temu z LinkedIn-a już korzystałem, zanim w ogóle to było modne, to znaczy jeszcze zanim ten LinkedIn wyglądał jak taki typowy Facebook, to ja już zacząłem korzystać z LinkedIn-a. I wtedy z racji tego, że dużo wykonywałem działań takich cold-linkedin, czyli jakby z mojego profilu wysyłałem zaproszenia do różnych przedsiębiorców, pisałem wiadomości, nie miałem na to czasu, no bo to była praca prawie na cały etat, tak, codziennie trzeba było wysłać te zaproszenia, więc ja sobie zatrudniłem osobę i ta osoba, no, dzień w dzień to wykonywała te działania za mnie i tak dalej w moim imieniu.

I tak w dużym uproszczeniu, dokładnie nie jestem tam w stanie jakby że ta pensja tej osoby w kosztach pracodawcy, powiedzmy w granicach 6 tys. Zł wynosiła miesięcznie. I ta osoba rzeczywiście praktycznie na cały etap tylko to robiła. Po czym zorientowałem się, Jest narzędzie, już o nim wspominaliśmy, Linked Helper, które pozwala zautomatyzować całkowicie tą pracę. To znaczy jest to narzędzie, które loguje się nasze konto, które jak ustawimy będzie wysyłał zaproszenie, które będzie w naszym imieniu pisało, które symuluje pracę człowieka. Normalnie widzimy na ekranie jak to narzędzie zachowuje się tak jak człowiek. I co to spowodowało?

To spowodowało, że ta osoba, i właśnie tak było, ta osoba, która zajmowała się tym przeszła do działu drugiego, którym po prostu do dzisiaj pomaga nam firmie, natomiast tutaj ten proces został zautomatyzowany, raz, że koszt tego narzędzia zaschnie 300 zł, bodajże, ale druga rzecz jest taka, że ten proces jest dziesięciokrotnie bardziej zoptymalizowany, więc na przykład tak to korzystam. Nie wiem, czy to w ogóle dobry przykład automatyzacji. Super przykład, akurat taki robimy rzadko, bo tutaj masz cały program, który służy automatyzacji w sumie jednego procesu, prawda? To jest dosyć rzadki przypadek, ale faktycznie jest automatyzacja, no bo czym są te automatyzacje? To jest, że mamy program albo sobie tworzymy program, który robi za nas jakąś taką nudną, powtarzalną, manualną pracę, którą my musimy często robić, żeby nas po prostu odciążyć. Czyli możemy to sobie porównać do takiego, jak widzieliście, jak wygląda w fabryce na przykład skłonanie samochodu.

Tam są takie wielkie roboty, które tym obracają. Robią tę część rzeczy na taśmie produkcyjnej. To możemy ten program porównać do czegoś takiego, czyli mamy jakiś proces i część rzeczy musimy zrobić sami, bo nie wszystko da się zautomatyzować, o tym też sobie powiemy. No ale część możemy oddać tak naprawdę programowi, żeby zrobił za nas, czemu nie? On to zawsze zrobi tak samo, więc generalnie zawsze powinno być w porządku, prawda? Więc ten LinkedIn Hire Pair to jest faktycznie fajny pomysł, natomiast takie coś, że mamy cały program, gdzie możemy wyrzucić jakiś nasz proces, no to się zdarza. Rzadko, ale o narzędziach później. Więc jak to wygląda? Żeby w ogóle sobie zacząć z tymi automatyzacjami, bardzo fajnie byłoby jakbyśmy mieli już zbudowane jakieś procedury.

I to co chcę uzyskać w dzisiejszym odcinku to bardziej Was zainspirować, bo nawet niekoniecznie ważne są jakie narzędzi do tego użyjemy, bo tych narzędzi jest sporo. To bardziej chodzi o to, żeby w ogóle być nastawionym na szukanie tych miejsc do automatyzacji, bo jak już znajdziecie miejsce, to jakiś wykonawca może nam to zrobić, jakaś zaprzyjaźniona firma technologiczna. To bardziej chodzi o to, żeby kiedy pracujemy, mamy jakiś proces, mówimy Jezu, jaka to jest głupia robota, no przecież muszę stąd pobrać, tutaj wkleić, no to czemu nie mogę sobie tego zautomatyzować. I to jest tak naprawdę najważniejsze i to co chciałem właśnie dzisiaj zrobić to poopowiadać, poinspirować jakie są proste, takie bardziej zaawansowane i absolutnie kosmiczne automatyzacje. Co o tym myślisz? Myślę tyle, że jako przedsiębiorca zakochałem się w automatyzacjach w momencie kiedy zrozumiałem ile tak naprawdę na nich oszczędzam i zarabiam.

Bo ten przykład, który tutaj podałem z automatyzacją na wysyłka wiadomości przez LinkedIn, ale po raz jedno. Natomiast z automatyzacjami, dzisiaj powiem, że jestem fanem automatyzacji, w zasadzie tylko gdzie zaobserwuję, że proces jest powtarzalny, czyli ciągle coś jest powtarzalnego, od razu staram się to zautomatyzować. Dlaczego? Dlatego, że dla mnie jako dla przedsiębiorcy daje to po pierwsze ogromną oszczędność czasu, pieniędzy, ale pozwala na to, że wtedy możemy się skupić na rzeczach ważniejszych. I takie automatyzacje Dużo takich automatyzacji mam w procesie sprzedaży, chociażby na etapie jak zacząłem budować dział sprzedaży i spotykam się do dzisiaj, że przedsiębiorcy za każdym razem tworzą ofertę. Wiesz, trochę można tak się zadać sobie pytanie, no kurde, zobacz, robisz w kółko, ciągle tworzysz praktycznie tę samą ofertę, dlaczego tego nie zautomatyzujesz?

No przecież to już powinien być jakiś template i teraz można sobie pomyśleć, że tak, stworząc taki template oferty pierwszy raz poświęcisz na nią, nie wiem, 20 godzin nawet, tak? Zaczniesz ją rozpisywać i tak dalej. I teraz, jak będziesz wysyłał ofertę tak cały czas ją tworząc, to wiadomo, że handlowiec czy ty nie masz do końca czasu, no więc ją stworzysz, okej, ale zajmie ci to 60 minut, godzinę. A teraz pomyślmy sobie, że jednak na tą ofertę poświęcam wręcz nawet 20 godzin. Super, ją opisuję i tak dalej, tworzę z niej template, gdzie później używam tej oferty, tylko zmieniając pewne dane, pewne parametry. Okej, czas jej, bo ona też musi być w jakiś sposób przygotowana pod klienta, w sensie takim, no oczywiście klient nie może zauważyć, że to jest personelizacja. Tak, tego słowa mi brakowało, dzięki Czarek.

Ale sam ten proces powoduje, że jesteśmy w stanie tych ofert wysłać dużo, dużo więcej, więc gdzie się da, szukam automatyzacji, bo też złapałem się na tym, że czasem robiłem totalnie takie proste rzeczy, które zajmowały mi jako CEO dużo czasu, Mogłem to czy automatyzować, czy po prostu gdzieś tam delegować i ktoś to zautomatyzował. Także to jest temat, którym w pierwszej kolejności warto się zainteresować, ponieważ on po prostu generuje oszczędności, a jak dobrze to zrobimy, to nam generuje przede wszystkim zyski. Tak, tylko chciałbym dodać, że może tak nie rozpędzajmy się, że w pierwszej kolejności, bo na początku trzeba, no wypadałoby mieć zbudowane jakieś… Na początku jest inwestycja. Wiadomo. Wypadałoby mieć zbudowane jakieś procesy i nie zautomatyzujemy jeśli jeszcze nie mamy narzędzi wprowadzonych za bardzo. To znaczy tak, ja już trochę wybiegłem naprzód, wiesz, bo ja już myślę pod kątem takim, oczywiście mam w firmie…

Wiesz, każdy ma, nie? Tak, że te procesy, procedury, to wszystko. Każdy ma poukładane, no i teraz tu trzeba to zautomatyzować, ale faktycznie masz rację, musimy trochę wrócić do tych podstaw. Tak, nie bez powodu mówimy o tym w odcinku 20, a nie drugim, bo trzeba mieć troszkę rzeczy zrobionych wcześniej. Dobra, ale tak żeby zacząć Was inspirować, to pokażę Wam w jaki sposób przechodzimy prostymi na razie automatyzacjami od procesu do właśnie co? Do zautomatyzowanego procesu. Na razie bardzo proste rzeczy. Ja już wspominałem o tym w którymś z poprzednich odcinków, ale zobaczcie. Klient się z Wami kontaktuje, czyli macie nową szansę sprzedażową, bo on sobie wyklikał coś w Waszym formularzu kontaktowym. I tak klasycznie wygląda to w ten sposób, że max, co mamy, to że wiadomość z tego formularza wpada naszego maila.

A jeszcze może być bardziej hardkorowo, że to będzie tylko w panelu administracyjnym naszej strony i musimy tam co jakiś czas zaglądać, zobaczyć, co się z tym dzieje. I teraz to, co właściwie powinien zrobić handlowiec, jeśli byśmy zaczynali od takiego totalnie manualnego procesu, ale tak, żeby jak najbardziej zadbać o tego klienta, to on powinien, jak tylko dostanie tego maila, od razu odpisać klientowi, że dziękujemy, dostaliśmy pana wiadomość, odezwiemy się w jakimś tam czasie, czy w ciągu najbliższego dnia roboczego. Najlepiej jeszcze wysłać mu SMS-a, jeśli klient podał telefon, bo nie każdy klient tak bardzo korzysta z maila. Przepisać sobie wszystkie dane, które wpisał dany klient do CRM-a i założyć sobie jakieś zadanie, żeby zadzwonić do tego klienta. Kupa nikomu niepotrzebnej takiej małpiej pracy.

Jedna z automatyzacji, którą możemy sobie zrobić, czyli jak tylko klient coś wpisze w naszym formularzu kontaktowym, wyśle nam to zapytanie, to możemy te wszystkie kroki sobie zautomatyzować, czyli nic nie musimy robić. Szansa stworzy nam się w CRM-ie. W najbliższym czasie od razu stworzy nam się zadanie dla najbliższego handlowca. Od razu wyślę się SMS do tego klienta i od razu wyślę mu maila. I to jest to, co my mamy zrobione u siebie. To jest jedna z pierwszych przeważnie automatyzacji, które wprowadzamy u klienta i już przeważnie klienci są zachwyceni, bo już ile im to tak naprawdę nie dość, że pracę zaoszczędziło, to jeszcze jest po prostu szybka reakcja. I klient, który wysłał to zapytanie, widzi, że on od razu, że przede wszystkim wysłał dobrze, że wszystko na stronie działa, że my otrzymaliśmy to zapytanie, że ktoś się nim zaopiekuje.

Możemy nawet w SMS-ie napisać od razu, kto właściwie się nim zaopiekuje. Tam możliwości tych automatyzacji po drodze jest mega, mega dużo. To jest moim zdaniem najprostszy przykład automatyzacji, która już pokazuje bardzo dużą wartość, bo nie trzeba robić takiej małpiej roboty, nikt nie musi sprawdzać tego maila, nikt nie musi wchodzić do panelu administracyjnego naszej strony i to już się klientom podoba. Co Przemku, musisz podobać się taki przykład? Uważam, że to jest coś niezbędnego i tak sobie myślałem o tym, jak opowiadałeś, że po wypełnianiu formularzu na stronie z jednej strony klient dostaje powiadomienie, no i tutaj to powiadomienie też jest spersonalizowane. Nie mówimy tu o jakimś autoresponderze, tylko o już spersonalizowanym informacji, powiadomieniu. O tym, że jest przydzielony, czy konkretny handlowiec się odezwie. Tak sobie pomyślałem, bo jak powiadałeś o tym, że właśnie to już dodaje się od razu do CRM-a, tworzy się zadanie.

Firmy przede wszystkim muszą mieć wdrożony system CRM i tak sobie pomyślałem, że dla niektórych firm to, o czym teraz mówisz, to jest trochę luz w kosmos wręcz i naprawdę zwłaszcza, no bo tu dzisiaj mówimy raczej o firmach B2B, Jest naprawdę duży tutaj problem. Obserwuję do dzisiaj, że jednak spora część firm B2B, które nie są do końca z technologią związane, nadal po prostu działa, tak bym powiedział, po starymu. Czyli na skrzynkę, oni to zapisują w Excelu. Godzinę temu dostałem maila znajomego, który prosił o konsultację i wysłał, Oni to przesyłają, a firma działa 20 lat i naprawdę fajnie się rozwija.

I tutaj myślę, że warto powiedzieć, że to o czym Ty mówisz Arek, to są wręcz podstawy, czyli to, że tak na starcie jakby zadzieje się tego typu automatyzacja, no to trzeba jasno powiedzieć, że to są w ogóle takie chyba podstawowe totalnie automatyzacje i tutaj naprawdę sky is the limit, czyli nie ma ograniczeń. Naprawdę można to bardzo fajnie rozwiązać. Ja jestem mega fanem, jak zrozumiałem, jak dużo mi automatyzacje dają, czyli możliwości uproszczenia pewnych procesów. Przede wszystkim oszczędność mojego czasu, ponieważ jako osoba zarządzająca firmą chcę się skupić na strategii, na zarządzaniu tą firmą, a nie na takich czynnościach, gdzie muszę coś wyklikać, gdzie muszę coś zrobić. I łapałem się na tym, że po prostu sam te wiadomości wysyłałem. Nie trzeba do tego przyglądać. Co warto zauważyć, ta automatyzacja wydaje się mega prosta.

W ogóle to nie jest drogie, bo to wyklikanie tego wcale długo nie zajmuje komuś, kto to robi na co dzień. Natomiast wartość tego jest gigantyczna. Dlaczego? Dlatego, że pamiętajmy, że są Dwie kategorie ludzi. Tacy, którzy mają odczytane wszystkie maile i zaopiekowane i tacy, którzy mają ich 60 tysięcy w skrzynce do odczytania. Natomiast zastanówmy się, ile zarabiamy na jednym kliencie i czy możemy sobie pozwolić na stratę tych klientów. No bo ten mail po prostu może być przegapiony. A w CRM jest już trochę lepiej. Tam widzimy wszystkie, mamy swoje zadania i wiemy, że to musimy, no brzydko mówiąc, odfajkować. Musimy się z tym klientem skontaktować, więc prosta sprawa.

Ja zapomniałem, tam jeszcze mamy niedość, że klient jest zaopiekowany, to pracownik też jest zaopiekowany, od razu na komunikator nasz firmowy wpada na kanał sprzedażowy, jest informacja, że jest nowa szansa sprzedażowa, do kogo została przydzielona, ta osoba jeszcze dostaje bezpośrednią wiadomość, że tu ma nowe zadanie i musi się tym jak najszybciej zaopiekować. Także tych automatyzacji jest mega dużo. Z takich prostych jeszcze wymieniłbym wszystkie takie, które po prostu są bardziej rozbudowanymi notyfikacjami. To jest przypadek prawdziwy. Ostatnio współpracujemy z firmą, która sprzedaje rozwiązania dla rolników i oni powiedzieli, że tam jest taki problem, że rolnicy nie za bardzo zaglądają do maila albo robią to rzadko. Więc bardzo proste wymaganie biznesowe. Zobaczcie, że jak ta firma już przygotuje ofertę, to oni poprosili, czy ten rolnik mógłby dostać SMS-a, po prostu z notyfikacją. No i teraz zobaczcie, jakby to wyglądało bez automatyzacji.

Przygotowałem ofertę, wysłałem na maila i muszę wysłać ręcznie jeszcze SMS-a do tego rolnika, gdzie tych ofert może przygotowujemy dużo, mogę się pomylić przy wpisywaniu tego. A po co? Jeśli mamy już telefon tego rolnika, klienta w naszym CRM-ie, to wszystko może stać się automatycznie. Tworzymy na odpowiednim kroku ofertę, przesuwamy tą szansę sprzedażową do odpowiedniego pola i ten mail czy SMS, oba na raz właściwie, może pójść automatycznie. Super. Po co w ogóle się z tym męczyć? Tylko właśnie to nie chodzi o to, że to jest męczenie się, bo to nie jest trudne, tylko tam się łatwo pomylić po prostu i to jest najgorsze. To jest taki super przypadek, gdzie mega proste automatyzacje powodują to, że nasz biznes jest taki bardziej powiedziałbym kuloodporny. Na takie głupie pomyłki po prostu. W firmie zastosowaliśmy, mamy oczywiście szereg różnych automatyzacji, ale zastosowaliśmy automatyzacje, które np. Odpowiednio generują nam raporty.

Mamy przygotowane konkretne treści e-mail z podsumowaniem statusu dla klienta. Bardzo to ułatwia pracę menedżerom. Warto spojrzeć na to, jak już w poprzednich odcinkach wspominałem o tym, jak kiedyś przeliczyłem sobie ile kosztuje 15 minut czasu pracownika w firmie. Przy założeniu, że mamy zespół 50-osobowy, 15 minut każdej osoby codziennie. Ja już tam dokładnie pamiętam, ale było powyżej. Powyżej pół miliona złotych kosztuje te 15 minut codziennie 50-osobowy zespół. Tam były też przeliczenia na mniejsze, jak ktoś tam nawet cztery osoby zatrudnia. Ale warto zrobić sobie takie ćwiczenie, bo sobie sprawdzimy i teraz np. Dana osoba ma wysyłać tego SMSa. I teraz ok, ktoś by mógł powiedzieć, że to mi zajmuje 5 minut, to mi zajmuje 10 minut. Jakie to ma zalety? Z jednej strony raz, że jak coś jest zautomatyzowane, to po pierwsze jest spójność, czyli na przykład dla mnie to było bardzo ważne w sprzedaży.

Komunikacja firmy musi być spójna, czyli czy to jest jeden handlowiec, czy inny, czy inna osoba. Ta komunikacja powinna być dokładnie taka sama i teraz w momencie, kiedy tworzę taką automatyzację, to ja wiem, że komunikacja, czy ten SMS, czy ten e-mail idzie dokładnie taka, jaką w firmie zaplanowaliśmy, czy to jest podpisane panem Kowalskim czy Iksińskim. To jest jak gdyby jedna rzecz.

Druga rzecz, tak jak już powiedziałem, ta oszczędność tego czasu, ta osoba, zamiast wysyłając te SMS-y, wysyłając tego maila, po pierwsze, tak jak mówię, łatwo przeliczyć ile nas to kosztuje, ile my dzięki temu zarabiamy, odciążamy tą osobę i teraz ta osoba, tak jak powiedziałem na początku, jestem właśnie taką osobą, Nie zwalniać ludzi, że zautomatyzuje i dzięki temu ludzi zwolnie, tylko właśnie zautomatyzuje i dzięki temu zyskuje jako firma, bo ja wykorzystuję potencjał tych ludzi, zamiast wysyłać, no właśnie, takie trochę bym powiedział głupia robota, wysyłać smsy. Tu nie potrzeba do tego jakiegoś mega specjalisty. Teraz uwaga. Wykorzystywanie kompetencji jakiegoś turbo specjalisty do tego, żeby on wysyłał tego SMS-a czy po prostu pisał maila, którego on w kółko niemalże robi, jest uważam po prostu stratą dla firmy, w sensie nawet dla jego kompetencji.

Ja bym chciał, żeby ta osoba zajmowała się tym, w czym jest najlepsza, a nie miała dookoła jakiejś biurowej pracy. Więc ja tutaj dostrzegam największy potencjał w automatyzacjach, czyli po pierwsze spójność komunikacji wszędzie, Druga rzecz, to co się dzieje automatycznie powoduje, że ja to mogę mierzyć, to znaczy ja wiem, że wszędzie idzie ten sam komunikat, że to jest robione w tym samym czasie, że automat ma wysłać na przykład po 5 minutach, to po 5 minutach od wysłania maila i teraz ja mogę sobie analizować dalej, co się zadzieje, jeśli ten mail będzie szedł nie po 5 minutach, tylko po 10 minutach będzie szedł, zmienimy coś w tym komunikacie. Dopiero tutaj mamy możliwość realnego testowania tego, no bo wiemy, mamy pewność, że okej, komunikacja jest spójna. Teraz my to zmieniliśmy, a teraz jeśli nie mamy automatyzacji, to jeden człowiek powie tak, drugi napisze tak.

Jednym w SMS-ie będzie pamiętał wysłać pozdrawiam, drugim nie, więc no to uważam, to po prostu są same korzyści. Tak, dokładnie tak. Dlatego właśnie mówimy też o automatyzacjach już po tym, jak nagraliśmy odcinek o danych. Z tego względu, że zwłaszcza jak wprowadzicie automatyzację, to zobaczcie sobie na danych, powinien skrócić Wam się średni czas sprzedaży. Prędkość sprzedaży? Velocity to jest jeszcze troszkę coś innego, ale wiadomo o co chodzi. Ile przeważnie zajmuje ten proces sprzedażowy u klienta? To powinno się skrócić, no bo klient wyśle maile, on musi czekać na odpowiedź, a tutaj pewne rzeczy sobie automatyzujemy, więc to powinno już się skrócić. A również dzięki temu, że lepiej opiekujemy się tym klientem, to koniec końców powinniśmy też widzieć różnicę w konwersji. Więc znowu wracamy do danych. Bardzo fajnie jest to sobie pomierzyć, żeby widzieć konkretne zyski z automatyzacji.

Bardzo fajny argument, ja o tym nie pomyślałem, ale to faktycznie jest dobry argument. Komunikacja zaczyna być wszędzie taka sama, jeśli korzystamy z template’ów. Pamiętam, że macie na to jakieś takie ładne określenie, że to jest język, jakim posługuje się cała firma i na to jest takie fancy słowo, prawda? To znaczy, no to jest strategia komunikacji marketingowej. Czyli w jakiś sposób cała firma komunikuje jakby element strategii komunikacji marketingowej. To powiedzieliśmy sobie w takim razie o paru podstawowych automatyzacjach, które naprawdę dużo czasu nie zajmują, a już mają duży impakt biznesowy. Teraz przejdźmy do troszkę bardziej skomplikowanych. I teraz najciekawsze jest to, że one nie są trudne do wyklikania, tylko tam bardziej trzeba pomyśleć, jak to dobrze zrobić. Więc to, co robi duże wrażenie na klientach, to jest automatyzacja ofert.

Proces, który, jeśli sobie ładnie pomierzymy, proces sprzedażowy, on przeważnie zajmuje najdłużej, bo ktoś musi zrobić wycenę, bo trzeba tą całą ofertę napisać, bo nie ma gotowych template’ów i nie wiadomo, co tam w ogóle wpisać, itd., itd. Jeśli sobie stworzymy bardzo fajne szablony, zaczniemy sobie to automatyzować, Zaczniemy sobie to automatycznie wypełniać danymi, które i tak już mamy zebrane w CRM-ie, no to możemy na maksa ten proces przyspieszyć. My już mamy u nas takie przypadki, że niektóre produkty mają gotową ofertę natychmiast, czyli zajmuje to 10 milisekund. Po prostu jak szansa sprzedażowa dociera do odpowiedniego miejsca w lejku, to oferta tworzy się sama.

Oczywiście są to prostsze produkty, bo jak robimy transformację, to ten produkt jest dosyć skomplikowany, tam trzeba nad tą ofertą chwilę czasu spędzić, natomiast nawet w takich przypadkach ta oferta wychodzi już taka w 3 czwartek gotowa i tylko trzeba dopisać to, czego właściwie nie dało się zautomatyzować, no bo jest u każdego klienta troszkę inne, trzeba sobie jeszcze o tym porozmawiać, ale w wielu biznesach da się. Albo prawie do końca zrobić te oferty albo chociaż wypełnić je podstawowymi danymi klienta z szablonu i to już bardzo pomaga. Bardzo bardzo wiele firm nawet czegoś tak prostego nie ma to mega robi wrażenie na klienta. To jest jeden z takich jedna z najfajniejszych rzeczy które ja lubię pokazywać w automatyzacji bo klienci mówią ale super ale to jest fajne ale teraz szybko pracujemy cały czas chcą sobie usprawniać jeszcze ten proces.

To jest w ogóle ciekawe, bo dla mnie to jest, bym powiedział, wręcz smutne, to że firmy nie mają ładnych ofert, nie mają ich zautomatyzowanych i wydawałoby się, że w dzisiejszych czasach, gdzie przecież dostęp do tych narzędzi i tego wszystkiego jest tak przeogromny, że to chyba jednak dobrze przygotowana oferta sama w sobie nie powinna stanowić elementu przewagi konkurencyjnej. Natomiast, co jest ciekawe, w wielu branżach, naprawdę to nie są odosobnione firmy, widzę w wielu branżach, gdzie samo stworzenie, to że oferta jest po prostu, wiesz, dobrze stworzona, gdzie ona rzeczywiście przede wszystkim w ogóle jest ładna, to jest w ogóle ciekawe, ale to, że oferta jest ładna, to, że ona ma naprawdę, wiesz, wartościowy content, te informacje, które są niezbędne dla mnie jako potencjalnego klienta, że to już potrafi być element przewagi konkurencyjnej.

Naprawdę są branże, gdzie sam wręcz się irytowałem, Jestem ostatnio na etapie rozbudowy ogrodu, domu i tak dalej, więc korzystałem z różnych firm, różne rzeczy musiałem kupić do ogrodu, do mieszkania, jakieś budowlane, no po prostu jak ja zobaczyłem, jak komunikują w tych branżach, jaki tam jest mega potencjał, żeby po prostu pokazać, że my jesteśmy bardziej lepszą firmą, po prostu słuchaj, stworzyć dobrą ofertę, która będzie ładnie wyglądać, No po prostu to są elementy, ja wręcz w niektórych momentach nie wierzyłem, że firmy mogą tak sprzedawać. Podam Ci przykład, słuchaj, byłem na etapie wybierania kostki brukowej, no i słuchaj, pojechaliśmy z żoną na skład budowlany, pytamy się jakie są ceny, a pani mówi, o Jezu, ja to teraz muszę wyliczyć. W ogóle problem, raz że nie ma cen, ale mówi tak, tutaj to tak 70, a tutaj 90.

Najpierw mówi problem, że ona to musi w ogóle wyliczyć, po czym zaczęła rzucać tymi kwotami i sobie tak pomyślałem, Jezus Maria, miałbym taki skład budowlany, to raz, że jeśli jest proces gdzieś, co trzeba przeliczyć, to po pierwsze bym sobie to zautomatyzował, miałbym Excela, gdzie mam przeliczone. Druga rzecz, od razu powinna być informacja, no bo wchodzę do takiego składu budowlanego i tak czy inaczej chcę mieć pojęcie, mniej więcej pojęcie, ile to coś kosztuje. Teraz masz do wyboru 50, powiedzmy, różnych kostek brukowych i teraz 50 razy mam się zapytać? I co ciekawe, zaczęliśmy jeździć po tych składach budowlanych, okazało się, że chyba wszystkie tak działają. Naprawdę. Problem, ci ludzie, słuchaj, ja nie wiem, czy może ta branża już jest tak rozpieszczona bardzo, chociaż nie, no bo po pandemii tak chyba nie bardzo, że słuchaj, wręcz czekamy, oczekiwaliśmy, żeby ktoś podszedł.

Słuchaj, no takie podstawowe wręcz rzeczy, że nie wierzyłem, że to się dzieje. Więc jest naprawdę, uważam, mnóstwo branż, w których jak dobrze zautomatyzujesz pewne procesy tworzenia, ofertowania, no to wygrywasz tylko tym. I dla mnie to trochę smutne. Wspominałem w którymś z ostatnich odcinków, że akurat branża budowlana jest, mam wrażenie, jedną z tych, które będą się ostatnio transformowały i tam jest naprawdę dużo do wygrania na tym polu. Ja miałem rozmowę z klientem, z potencjalnym klientem, w tym tygodniu, gdzie dokładnie coś takiego powiedział, że oni mają firmę konkurencyjną, która robi w sumie dokładnie to samo, ale mają piękną stronę i super fajne oferty i sprzedają o połowę drożej. To jest przywaga konkurencyjna, no bo klient nie ma jak się zapoznać w ogóle z ofertą tej firmy.

Na stronie pewnie nie może znaleźć informacji, bądź buzi ta strona jakieś takie, nie wiem, przynajmniej niepokojące zapytania w głowie, co to za firma, czy wpłaca zaliczkę, czy dostarczą mi ten towar, czy nie. Dokładnie, dokładnie. A tak mówię, fuj case, że zamówiliśmy ostatecznie w jednej firmie kostkę, no i wiesz, dokładnie tak było, musieliśmy zapłacić, z góry zapłaciliśmy, po czym później naprawdę mocno się niepokoiliśmy, czy oni w ogóle to dostarczą, no bo robiliśmy to online’owo, no bo ja jestem przyzwyczajony do działań online’owych, tylko gdzieś tą firmę tam wygooglaliśmy, no ale później o tym się zastanawiałem, ta firma wyglądała tak naprawdę, no nie budziło to zaufania. Także wracamy do tych automatyzacji, ale myślę, że to trochę pokazuje, że czasem naprawdę proste rzeczy potrafią dać ogromną wartość. Co możemy jeszcze zrobić z takich ciut bardziej zaawansowanych rzeczy? Robota robi automatyczne fakturowanie.

Jeśli mamy biznes, zwłaszcza taki jak nasz Przemku, jeśli robisz coś, gdzie czardżujesz bardziej klienta, bo mu dowodzisz większą wartość dla jego biznesu, to jest inny przypadek, ale jeśli sprzedajesz po prostu godziny, No to umówmy się na koniec miesiąca, właściwie możesz z automatu przepracowane godziny wyciągnąć ze swojego programu, gdzie ludzie raportują te godziny i właściwie przygotować sobie automatycznie fakturę. I tutaj niektórzy klienci wolą, i to jest całkowicie zrozumiałe, żeby ta faktura była draftem. Ale niech już będzie, bo czasami kogoś trzeba pięknąć, żeby dopisał jakieś godziny, niech ktoś to sprawdzi, ale już część roboty jest przez nich zrobiona. I to samo jest z automatycznymi raportami do klienta z naszych również programów do prowadzenia projektów. Przecież to wszystko można zautomatyzować.

Tam często jest potrzebne parę słów od osoby, która prowadzi ten projekt, ale ten mail może być już przygotowany, może już jej wpadać do skrzynki, pięknie wypełniony, co zostało zrobione w tym miesiącu, ile poszło na to godzin, do kogo powinien być wysłany ten mail, a ta osoba właściwie musi tylko wejść, dopisać jakieś takie zebrane info od siebie na górze i już wysłać, więc już pomaga, prawda? Tutaj Cię myślę, że zaskoczę, bo w przypadku księgowości to akurat mam wdrożoną taką automatyzację, która regularnie sama przypomina o tym, że np. Dla danego klienta warto wystawić jakąś fakturę, tzn. Sprawdza powtarzalność na danym kliencie i jest informacja, że ten i ten klient nie wystawiałeś faktury i zobacz tutaj faktura, którą można tam powiedzmy wystawić. System zautomatyzowanie o tym przypomina i tam wystarczy wtedy sobie kliknąć i on generuje z automatu performę.

I to jest naprawdę super fajnie działa, to w takich branżach powiedzmy jak nasza, natomiast automatyzacje bym powiedział takie na full są na pewno w e-commerce. Zresztą obsługujemy takie sklepy, gdzie to jest całkowicie zautomatyzowane, czyli włącznie z tym, że są firmy, które zajmują się czyli jakby pełna obsługa dalsza później w procesie sprzedaży, czyli powiedzmy, nie wiem, wyobraźmy sobie, że sprzedajemy książki. Mamy książkę i proces całkowicie dzieje się automatycznie, to znaczy automatyzacja wystawia fakturę, automatyzacja robi zamówienie do firmy, która musi tą książkę spakować, automatyzacja przygotowuje etykietę, no po prostu wszystko. Cały proces, włącznie z powiadomieniem, ten cały proces jest zamknięty.

I tu uważam, że jest mega potencjał, no bo jeśli ktoś dzisiaj w naszym e-commerce wykonuje te czynności, no to tak powiedziałem, to nie myśmy w taki sposób, że fajnie, teraz tego kogoś zwolnimy, bo nie o to chodzi, tylko ta osoba będzie mogła robić inne rzeczy, będzie mogła w czymś innym ważniejszym się sprawdzać niż to, że drukuje jakąś etykietę, że wystawia tą fakturę i musi wysłać do klienta. To są takie rzeczy, które uważam, że muszą być zautomatyzowane. I tu jest jeszcze jedna rzecz w branżach, które Niestety tylko grają ceną, a są też takie branże, które po prostu bazują na cenie, w sensie muszą, bo nie wiem, zwłaszcza branża retailowa, czyli sprzedajesz jakieś produkty, no i nie bardzo masz możliwość, nie wiem, podniesienia cen tego produktu, no bo konkurencja oferuje ten sam produkt.

No to teraz tego typu procesy, gdzie możesz pewne rzeczy zautomatyzować, i obniżyć w ten sposób koszty, to jest ten moment, gdzie Ty jesteś w stanie wygenerować sobie większy zysk dla firmy, bo jeśli będą dwie firmy sprzedawać ten sam produkt po tej samej cenie i teraz jednak tutaj potrzeba trochę więcej tych ludzi jednak po to, żeby wysyłać tą fakturę i tak dalej, no to jest ten obszar, gdzie firma rzeczywiście na tym może trochę więcej zarabiać. Tak, to jest jeden z tych przypadków, o których na pewno warto pamiętać, że jeśli chcemy zarabiać więcej, mamy dwie drogi. Możemy zarabiać więcej albo możemy wydawać mniej. Dokładnie to samo możemy zrobić w firmie. Jeśli nie możemy naszego produktu sprzedać drożej, to możemy poszukać możliwości, w jaki sposób wydawać mniej. I na pewno automatyzacja jest jedną z odpowiedzi. Dobrze, co jeszcze mamy w takich ciut bardziej zaawansowanych automatyzacjach?

Mamy cały oddzielny może dział, o którym powinniśmy nagrać oddzielny odcinek, czyli Marketing Automation i tych automatyzacji jest mega dużo, tego jest ogromnie dużo i o tym powinniśmy zrobić oddzielny odcinek, zwłaszcza że to jest bardzo pomocne w sprzedaży, natomiast Chcę tylko o jednej części powiedzieć, czyli o takim chatcie na stronę, czyli wyobraźcie sobie, na pewno widzieliście to na niektórych stronach, ale to jest mega fajne, że można wykryć na przykład, że użytkownik wszedł naszą stronę, trochę pochodził, albo wszedł tylko na główną i właściwie nic dalej nie robi. Więc możemy sobie wykryć, że on nic nie robi i zapytać, czy możemy mu w czymś pomóc. I wtedy możemy go skierować nasze odpowiednie strony, możemy rozpoznać, o co on pyta i w jakiś tam sposób mu odpowiedzieć.

Bardzo fajna automatyzacja, nie wyobrażam sobie, żeby ktoś siedział na bieżąco i rozmawiał z tym klientem, no bo to jest wmy się niewykonalne, przecież nie siedzimy cały czas przy komputerach, ale to jest jedna z takich rzeczy, która pozwala lepiej skierować naszego klienta do naszego lejka marketingowego, zwłaszcza jeśli mamy tą stronę strasznie rozbudowaną i może po prostu on nie może pewnych rzeczy znaleźć albo ma jakieś nietypowe pytanie. Warto sobie coś takiego na pewno rozważyć. Odnośnie tego czatu, to tutaj jeszcze bardziej go można rozbudować, ponieważ poza rozmową z klientem, on może przygotowywać, podsyłać nawet linki do ofert.

W niektórych firmach, gdzie te oferty są bardziej ustrukturyzowane, są tworzone przez czat, oczywiście jest na bazie template’u, oferty, gdzie on wysyła link, tu masz link do oferty, albo tu masz link do instrukcji, a tutaj poczytaj sobie artykuł, gdzie użytkownicy, potencjalni klienci wchodząc w interakcję z takim czatem, Dostałem te informacje z pierwszej ręki, bo też już rozmawialiśmy o tym, że sprzedaży przede wszystkim liczy się szybkość, czyli jako osoba, która chce zakupić jakiś produkt, chce uzyskać informacje na jego temat, chcę uzyskać jak najszybciej. I teraz uwaga, ja mogę poszukać na stronie internetowej, nie zawsze może znajdę na tej stronie internetowej. Teraz tego typu zautomatyzowany czat pozwoli mi szybciej, ponieważ ja mu mogę zadać pytanie. I teraz uwaga, bo czat to czat. Nieraz spotkałem się na stronie, gdzie jest czat i on jest obsługiwany przez osobę i piszesz wiadomość i ta osoba nie odpisuje po iluś minutach.

Drugi rodzaj czatu bym powiedział, taki totalnie banalnie prosty, gdzie widzisz, że to jest taki totalny bot i z drugiej strony znowuż nie chcesz z czymś takim gadać, bo to jest jakiś bot dziwny. Natomiast tutaj o tych automatyzacjach rozmawiamy, o tego typu czatach, gdzie naprawdę na bardzo wysokim poziomie rozwinięta jest też sztuczna inteligencja, gdzie rozmowa jest bardzo swobodna. Nie mamy tego poczucia, że tu rozmawiamy z takim typowym botem. Ale on udzieli nam odpowiedzi na pytania, których on poszukuje. Bo teraz jeśli nie znajdzie ten potencjalny klient odpowiedzi, czy np. Wrócę do tej fotowoltaiki, o której wcześniej też w poprzednich odcinkach rozmawialiśmy, wchodzę i ja chcę wiedzieć, czy mi się to w ogóle opłaca. I teraz z takim czatem mógłbym porozmawiać, mógłbym je odesłać, no to przelicz sobie. Tu jest np. Link do kalkulatora. Tutaj masz na przykład opis w jaki sposób to powiedzmy tam zmierzyć.

I teraz jak ja na tej stronie bym tego nie znalazł, to co zrobię? Pójdę do konkurencji. Także tu trzeba pamiętać, że to są rzeczy, które powodują, że przewaga konkurencji. To może być element przewagi konkurencyjnej naszej. Bardzo fajne narzędzie, wyobraźcie sobie, że macie, nie wiem, stronę z fotowoltaiką i można wejść, wyskakuje bot, gdzieś tam macie schowany kalkulator, ale może go tak od razu nie widać i bot pyta, a możesz ci powiedzieć ile zaoszczędzisz? Jaki masz rozmiar dachu? W każdym razie, żeby można było napisać, mam taki i taki dach, nie wiem co się podaje w kalkulatorze fotowoltaiki, ale podstawowe dane i niech on po prostu… Rachunki za prąd. Jakie płacisz rachunki za prąd? Na przykład. Czy dach jest prosty, czy spadzisty? Tylko to jest, powiem Ci, problem, bo już spotkałem się, bo znowuż w drugą stronę niektórzy przeginają.

A dach to jest teraz tyle procent, czy tyle procent? A taki, a czy masz tutaj… No to jest inna sprawa. W każdym razie ten czat może od razu podać ile właściwie jest do oszczędzenia i super, nie trzeba biegać po stronie. To jest parę przykładów takich bardziej zaawansowanych automatyzacji, gdzie one pod spodem z punktu widzenia programisty, one nie są skomplikowane. One bardziej są wymagające pod względem biznesowym, bo trzeba je po prostu przemyśleć. A zwłaszcza takim przypadkiem będzie automatyczne pingowanie klientów w CRM, czyli wysłaliśmy klientowi ofertę, czy czekamy na jakieś informacje od niego, co jakiś czas musimy zapytać, bo klient nam nie odpowiada, czy możemy mu jeszcze jakoś pomóc itd.

To jest proces, który można troszkę zautomatyzować, ale też nie można dać wszystkiego do zrobienia programowi, bo my znamy jednak kontekst tej rozmowy, może klient nam napisał smsa, a tego nie ma w CRM, Więc można korzystać tutaj z różnych template’ów, natomiast tutaj nie puszczałbym tak automatyzacji, żeby sobie sama pisała z klientem. Tego też u siebie nie macie zrobionego, prawda? W przypadku naszego CRM-a nie mamy aż tak zaawansowanych automatyzacji, no bo tutaj, przynajmniej z mojej strony, trochę jeszcze się obawiam, że jednak ta komunikacja musi być na pewno pod kontrolą handlowca i to on decyduje o tym, co dokładnie, jakiej treści wiadomości są wysłane. Natomiast są zautomatyzowane takie wysyłki, te podstawy, o których Ty mówiłeś, czyli na pewno idę w automatyzację tam, gdzie widać bez dwóch zdań, że to już trzeba zautomatyzować, jest zautomatyzowane. Tam gdzie jest jeszcze jakieś ryzyko takie komunikacyjne, jesteśmy na etapie testowania.

Natomiast, no powiem tak, Czarz, no ja tu nie jestem specjalistą modelu automatyzacji, to jednak Ty i Twoja firma się w tym specjalizujecie. I tak, wiesz, naszło mnie tak trochę takim jako przedsiębiorca, słuchacz, tak? Można sobie pomyśleć, okej, fajnie, no opowiadałem o jakiejś automatyzacji, o jakichś przykładach, ale tak sobie myślę jako przedsiębiorca, no dobra, no ale skąd ja mam wiedzieć, jaka automatyzacja będzie dobra w mojej firmie, czy w ogóle jestem w stanie zrobić tę automatyzację, a w ogóle ile na tym zarobię. Nie wiem, że robicie jakieś audyty, jakieś analizy, czy właśnie jesteś w stanie zrobić taką analizę, że wiesz, ja bym może przyszedł do siebie i powiedział, słuchaj, sprawdź mi, a ty mówisz, robisz analizę i tam nagle, wow, że tyle jesteś w stanie na tym zaszczędzić.

Nie wiem, to jest w ogóle, powiem szczerze, że nie wiem, jak to u ciebie działa, dlatego też takie pytanie, jak czyta się, tak to zmierzyć. U nas wygląda to w ten sposób, że klient jak zaczyna z nami pracę, to oczywiście robimy audyt całego lub części przedsiębiorstwa. To jest tak, jak zobaczycie sobie dalej, jak się pobawicie tymi narzędziami, to nawet nie jest takie trudne, żeby sobie w nich wyklikać te automatyzacje. Trudne to jest je wymyślić, mieć po prostu na to problem. I jak ktoś się narobił tych automatyzacji, to po prostu zauważa to od razu, jak już rozmawia z klientem, wie jakich używa narzędzi. No mówmy się, proces sprzedażowy w takim, tak bardzo ogólnie, no wygląda jednak Bardzo podobnie np.

W każdej firmie, więc od razu, jeśli narobiliśmy się tego, to widzimy, co można poautomatyzować i rozmawiając z klientem znajdujemy te miejsca w ofercie, potem zauważamy to. Natomiast oczywiście wszystko zależy od tego, na jakim etapie jest firma. Nie ma fajnych narzędzi, jeśli nie ma procesów zbudowanych, to zaczynamy od tego, natomiast już zaznaczamy, że tutaj część rzeczy będzie można zautomatyzować, więc będzie lepiej, bo nie trzeba będzie się zajmować tym i tym i tym. Także tak to jest na poziomie audytu robione i potem też utrzymujemy te automatyzacje, oferujemy nowe klientowi, także to jest jak właściwie ze wszystkim taka stała obsługa, cały czas szukanie tych miejsc do automatyzacji, dodawanie kolejnych, zmienianie poprzednich, bo czasami coś się dzieje, zmieniają się wymagania biznesowe, widzimy, że coś działa, coś nie działa, także ten proces jest dosyć długi, ale już na poziomie audytu możemy zauważyć, że coś można fajnego zautomatyzować.

Wiesz, ja już mam duże doświadczenie w automatyzacjach, w sensie takim, że z nich dużo korzystam, tak jak powiedziałem, jestem fanem automatyzacji, natomiast myślę sobie, że chyba sporo ludzi jednak, którzy na co dzień nie wykorzystują potencjału automatyzacji, nie dostrzega korzyści z tego idących i myślę sobie, Teraz, zresztą jak buduję kolejne firmy, ja oczywiście już buduję w oparciu o ten schemat, który już nauczyłem się tworzyć, czyli takie, które mają działać bez mojego udziału, bez udziału właściciela, mają być całkowicie zarządzane zdalnie, mają mieć wypracowane procesy, procedury, ale myślę sobie, że w ogóle jakbym nie miał o tym takiej wiedzy, to chyba chciałbym zacząć właśnie od czegoś takiego, czyli po prostu porozmawiać z kimś, kto od razu mógłby mi na starcie powiedzieć, słuchaj, kierunek rozwoju twojej firmy to warto, żebyś szedł na przykład w takie narzędzia, żebyś myślał już w przyszłości o takich automatyzacjach i nawet zacząć z jakiejś konsultacji, żeby po prostu, no okej, może na początku, nie wiem, nie byłoby mnie stać jeszcze na te narzędzia, ale chyba bym zaczął z takiej konsultacji, żeby iść w tym kierunku, bo tutaj jest ogromna przewaga konkurencyjna, tak jak powiedziałem, w tych spójności i tak dalej.

Dalej będę to powtarzał jednak, no bo wiadomo, biznes, cele biznesowe, zawsze chodzi na koniec dnia kasę, to jednak tutaj jest oszczędność i możliwość generowania większych zysków. Tutaj niezależnie, tak myślę sobie, jaka firma jest duża, czy ona zatrudnia 5 osób, czy zatrudnia 50, czy 500 osób, myślę, że jak już taka duża, to już w ogóle się nie wyobrażam, że nie ma automatyzacji, chociaż znam takie też. Ale to myślę, że właśnie zwinna, sprytna firma, taka mniejsza, jeśli wejdzie sprytnie w tą gałąź, to może namieszać się na rynku w niektórych branżach. Dokładnie tak. Dotknąłeś dwóch bardzo ciekawych rzeczy. Po pierwsze zwrot z automatyzacji będzie wynikiem tego, jak wielu osób ona dotyka. Siłą rzeczy, jeśli automatyzujemy proces, którego używa pięć osób, a 500 osób, no to zysk jest zupełnie inny, prawda? To jest jedna sprawa.

A druga rzecz, to czym się zajmujemy, to jest też zmienianie mindsetu firmy na dłuższą metę. I tak jak wcześniej o tym rozmawialiśmy, to co najtrudniej jest skopiować w firmie, bo narzędzia można sobie pokopiować, model biznesowy powiedzmy można sobie skopiować, najtrudniej jest skopiować kulturę organizacji. I my właśnie pomagamy naszym klientom, nie dość, że im wprowadzamy te narzędzia, to uczymy ich od razu żeby cały czas o tym myśleli jak podczas swojej pracy.

Zobacz, masz swoją codzienną pracę, ale jeśli masz z tyłu głowy, że masz myśleć procesowo, że to fajnie pomaga, fajnie wszystko układa, tworzysz sobie coś nowego i myślisz od razu, kurczę, może bym to w jakiś proces ułożył, może bym sobie to jakoś opisał w jakimś narzędziu, żeby można było to fajnie komuś delegować, a skoro już zrobiłem proces, no to właściwie mógłbym go sobie również pomierzyć po to, żeby zobaczyć, czy to w ogóle działa, jak działa, czy ta osoba będzie robiła to szybciej, czy ta osoba mogła sobie to optymalizować. A widzę, że w tym procesie są takie nudne, powtarzalne czynności. No to w sumie właściwie mógłbym to zautomatyzować. Nie wiem, jak to się robi, ale wiem, że jest na to miejsce, więc zapytam naszego partnera technologicznego, czy mogliby mi to zautomatyzować.

I właśnie tej części jest najtrudniej ludzi nauczyć, bo te automatyzacje czy narzędzia możesz im zrobić. Natomiast, żeby mieć z tyłu głowy to nowoczesne podejście do pracy, to zajmuje najwięcej czasu niestety. To ja Ci podpowiem, Czarek, jak można do tego podejść, żeby ludzie bardziej o tym pamiętali. Na przykładzie swoim ja mam wręcz automatyzację na to, a konkretnie mam taski, czyli zadania w moim systemie do zadań, które po prostu mi się odnawiają. One są cykliczne i co ciekawe, ja mam takie zadania, w których mam zadane konkretne pytania, sam do siebie, ja sam sobie zadaję pytania.

O pewnych takich kluczowych elementach, to co ty powiedziałeś, że coś wdrażamy, wiemy, że to coś rozwija firmę, a później zapominamy, żeby jednak szukać tych rozwiązań, więc ja mam słuchaj u siebie takie taski, zadanie, które mi się pojawia, którym sam sobie zadaję pytania, na przykład tam jest pytanie, czy nie wiem, to co teraz zrealizować ma wpływ na rozwój firmy, w jakim stopniu, tam po prostu mam stworzone szereg różnych pytań, I to, jak gdyby, pomaga mi rozwijać firmę, bo wtedy sobie przypominam, aha, okej, dobra, to zadanie ja powinienem w ogóle komuś delegować, a znowuż to zadanie jest dla mnie, ma najwyższy priorytet na dzisiaj, ponieważ przybliża mnie do mojego celu. Tutaj taka podpowiedź, może warto po prostu tym ludziom zrobić taką automatyzację. Tak, Przemek ma zadanie powtarzalne, czy kupił już żonie kwiatki w tym miesiącu.

Mamy omówione podstawowe automatyzacje, mamy trochę bardziej zaawansowane, a teraz tak inspiracyjnie chciałem dać przykład takiego już kosmosu moim zdaniem. Wprowadziliśmy dwie takie naprawdę mocne automatyzacje, ale nie mogę powiedzieć w jakiej firmie, bo byście się domyślili. Natomiast taki przykład troszkę z kapelusza, ale pokazujący co można zrobić, gdzie sky is the limit tak naprawdę. W jednym z poprzednich odcinków wspominaliśmy o takiej firmie, która zajmuje się częściami do maszyn rolniczych i oni muszą przewidywać, które z tych części będą potrzebne na podstawie danych, które sobie latami zbierają. Bo niektóre z tych części są potrzebne bardzo często, a niektóre właściwie klienci nie pytają. A pamiętajcie, że jak są żniwa, to te części są potrzebne natychmiast. One już muszą leżeć na magazynie, nie ma czasu ich zamawiać z zagranicy. Teraz wyobraźcie sobie, że bazując na tych wszystkich danych, System sam zamawia te części, które uważa, że będą potrzebne.

Nie musicie w ogóle kontaktować się ze swoimi dostawcami. On wyciąga te dane, analizuje, biorąc pod uwagę ile zostało miejsca w magazynie, sam automatycznie te części zamawia. Wy nie musicie o nic dbać. On tak optymalizuje, żeby tych części było jak najwięcej. Dla mnie to już jest mega kosmos tak naprawdę. Co myślisz Przemku? Brzmi fajnie. Pytanie jest, czy jak ten system sam zamawia, to ja rozumiem, że to przetwarza dane, a później jest wynik mówiący o tym, precyzją przewidział, że ta część będzie potrzebna. Czyli to nie jest tak, że on sobie zamawia i na tym magazynie mamy na full i wyładował wszystkie pieniądze w te części. Czy to w jakiś sposób właśnie tak przewiduje jak najoptymalniej pozamawiać? Tak, generalnie tak.

Tu bardziej chodzi o to, że system może po prostu wyciągając dane, zautomatyzować coś, co normalnie byśmy zrobili ludźmi i jest takim naprawdę mega ważnym procesem, bo tutaj mówimy naprawdę o milionach złotych. Ale faktycznie można coś takiego zrobić albo jeśli my do końca nie ufamy to on może nam przygotować te wszystko zamówienia a my musimy tylko poakceptować super zamiast wysyłać do każdego dostawcy których mamy tam 300 że potrzebujemy tego i tego to możemy się podpiąć do ich systemów i ten system może nasz Skynet po prostu może to wszystko pozamawiać oczywiście w niektóre automatyzacje jeśli chcemy coś sprawdzić zanim one coś zrobią to one mogą poczekać do ostatniego kroku z nami ale już nam wszystko przygotować że musimy tylko zaakceptować. Więc dla mnie coś takiego to już jest maks po prostu.

Powiem Ci Czarek, że ja jestem też w ogóle fanem technologii, takiej wiesz, automatyki również przemysłowej, domowej. Sam w domu też rozwijam system automatyki i powiem Ci, że czekam Czarek na rozwiązanie. Oczywiście już gdzieś tam jakieś prototypy już są. Lodówka. Lodówka, która będzie wiedziała co mi się chce jeść w danym tygodniu. Wie już oczywiście co tam, jakie produkty są w tej lodówce. Złoży zamówienie online’owe, że ten kurier mi to wszystko przywiezie we właściwym czasie, z właściwą datą. Jeszcze do tej pory tego tak dobrze nie wdrożyli, Czarek, także widzę tu potencjał. Może podejmiesz się wyzwania. Może kiedyś coś takiego zrobimy. Mam nadzieję, że Was zainspirowałem, co fajnego możecie zrobić w firmie. Oczywiście tych możliwości jest od groma, jest tego bardzo dużo, więc tutaj warto się zwrócić do swojego doradcy technologicznego. No i teraz narzędzia. W czym możemy sobie to zrobić, jeśli chcielibyście pobawić się sami?

Bardzo dużo narzędzi ma wbudowane takie systemy w siebie, ponieważ np. Dużo CRM-ów ma takie proste automatyzacje, które można sobie już Wyklikać w nich. One nie robią tego z automatu, ponieważ każda firma ma troszkę inne potrzeby, to już trzeba sobie wyklikać samemu, natomiast jest to mega proste, absolutnie zachęcam. Jeśli korzystacie z jakichś najbardziej uznanych CRM-ów, to one wszystkie mają pewne proste automatyzacje w sobie. Największy potencjał może jest włączeniu narzędzi ze sobą i przeważnie na tym firmy się wywracają. To jest częsty przypadek, że firmy pojedyncze narzędzia mają OK, ale one ze sobą nie rozmawiają. I to możemy zrobić takimi bardzo prostymi narzędziami no-code, low-code, czyli takimi, które można sobie wyklikać, nie trzeba umieć za bardzo programować. Na rynku najbardziej znany jest Zapier albo Make i polecam sobie zobaczyć, bo to jest mega proste, można sobie od tego zacząć.

Jest parę innych narzędzi, jest od Microsoftu Power Automate, które pozwala nam powtarzalne czynności automatyzować, akurat my z niego nie korzystamy, także polecam się zapoznać, nazwy to Zapier oraz w waszym prawdopodobnie CRM-ie czy systemie etiketowym te rzeczy również będą, które pozwalają wam zrobić proste automatyzacje. I to jest tak naprawdę wszystko, tych narzędzi nie ma dużo, tak naprawdę tutaj trzeba mądrze wyjść od strony biznesu, co w ogóle zrobić, a same narzędzia trudne nie są. Tutaj warto dodać, że na przykład Zapier uważam, że jest na poziomie prostych automatyzacji bardzo prosty w skonfigurowaniu. Warto w ogóle zalogować się do takiej narzędzi właśnie jak Zapier po to, żeby zobaczyć, jakie mogą występować automatyzacje, bo to jest trochę też odpowiedź na to, co tu można zaautomatyzować, tak? Nie mam pomysłu trochę, no ale co mi to ma pomóc?

I to narzędzie to trochę podpowiada, pokazuje, jakie są jakieś takie najpopularniejsze scenariusze, że na przykład właśnie, nie wiem, przyszła wiadomość, mogę sobie oznaczyć, wybrać na przykład konkretnego klienta, no to, nie wiem, utwórz wydarzenie na przykład w kalendarzu, tak, bądź dodatkowo wyślij wiadomość, nie wiem, jak mam jakiś komunikator na Slacku, bądź wyślij dodatkowo SMS-a. Na różne sposoby można to łączyć właśnie z przeróżnymi narzędziami i tam jest sporo takich inspiracji. Co możemy zrobić? Zautomatyzować. Także to jest, myślę, że bardzo fajne, żeby od tego zacząć. Tak, to jest bardzo fajne narzędzie, Zapier LoopMake. Natomiast nie zapominajmy o tym, że tam są najbardziej znane, uznane na rynku narzędzia. Tam na przykład jeśli mamy jakiś polski system księgowy, no to bardzo szybko dojdziemy do ściany, że czegoś może po prostu nie być. Albo automatyzacje mogą być takie gotowe do wyklikania, tylko mega proste, a my potrzebujemy czegoś innego.

I wtedy już po prostu musi usiąść programista i ten kawałek kodu dopisać. Natomiast bardzo dużo można zrobić samemu. Ok, ale to rozumiem Czarek, że jak robicie automatyzację, jest właśnie taka sytuacja, gdzie jednak firma ma różne systemy, no i jest ten jeden jakiś nieszczęsny księgowy, który nie ma jakiejś takiej komunikacji z tym zapier. Nie wiem, czy jesteście w stanie to jakoś oprogramować? Przeważnie tak, natomiast są takie systemy, które nie mają tak zwanego API, czyli takiego wejścia do nich, żeby można było z zewnątrz jakoś z nimi porozmawiać, tak najprościej ujmując. No i niestety takich narzędzi trzeba się w firmie pozbyć. Automatyzacje są mega ważne, trzeba zbierać dane z różnych programów, żeby je analizować. Jeśli nie ma takiego sposobu, żeby pobrać dane z jakiegoś programu, żeby sobie zagregować je w jednym miejscu, na dłuższą metę on jest skończony w firmie. No dobrze Czarku, to co? Podsumowania.

Podsumowując, automatyzacje są kluczowe, aby pozbywać się nudnych, powtarzalnych zadań i skupić się na tym, co jest naprawdę w firmie ważne. Dodatkowo, jeśli automatyzujecie sobie procesy, to daje Wam to, co właśnie daje Wam proces, czyli jakość generalnie Waszej pracy cały czas się podnosi, ponieważ wszystko robicie zawsze tak samo dobrze, jak sobie stworzycie tą automatyzację. Dzięki temu ludzie mają czas, żeby zająć się tym, co jest naprawdę ważne. Raczej automatyzujemy dopiero po stworzeniu procesów, no bo musimy wiedzieć, co właściwie musimy zrobić. Mamy jakąś część procesu, która jest nudna, jest powtarzalna, wyrzucamy ją do automatyzacji. O czym warto pamiętać? O automatyzacji trzeba cały czas dbać, bo np. Mogą być jakieś zmiany w naszym systemie, on może przestać się dogadywać z innymi, coś tam trzeba poprawić. Jeśli mamy podpięte reklamy z Facebooka, wprowadzamy nową kampanię, to trzeba tą nową kampanię podpiąć.

Także jak wszystkie systemy, czy procesy w firmie, czy dane, trzeba po prostu utrzymywać, dbać. To nie jest tak, że robimy to raz i to zawsze będzie działać. I to właściwie tyle. Zachęcam Was jak najbardziej do popróbowania, do pobawienia się z narzędziami. To jest jeden z najkrótszych dróg, żeby poprawić to, w jaki sposób działa firma. Dziękuję Ci za ten dzisiejszy odcinek, ale jeszcze porada tygodnia na koniec. Dzisiaj moja kolej. Tak myślałem, co tu przygotować i z racji tego, że głównie czytam książki, dlatego też tutaj rekomenduję książki, ale dzisiaj chciałbym zarekomendować trochę inną książkę. Ona nie jest stricte biznesowa, bardziej jest po prostu do rozwoju osobistego. Dosyć ciekawa książka, która mnie wręcz, tak trochę bym powiedział, zainspirowała. Książka nazywa się 12-tygodniowy rok. Książka jest autorstwa Briana Morana i Michaela Lenningtona.

To jest o tyle ciekawa książka, która pokazuje jak warto podejść do zarządzania swoim czasem, do ustawiania celów, ale nie tylko w życiu, to i w firmie, i biznesowo to tak samo, to się sprawdza, bo książka mówi o tym, że jako ludzie zwykliśmy ustawiać sobie na przykład cele noworoczne. Teraz mamy już niedługo końcówkę roku, więc Większość ludzi już ustawia sobie jakieś cele noworoczne, że od nowego roku schudnę tyle. Rzucę palenie, że zacznę czytać książkę na dwa tygodnie itd. Problem polega na tym, że to przełamanie tego roku jest dla nas takie bardzo motywujące. Mamy tą świadomość, że jest nowy rok, nowy ja, nowe wyzwania, że teraz będzie super. Natomiast jednak badania pokazują, że jednak naprawdę niewielki procent ludzi realizuje te cele, które sobie postawia te noworoczne.

Nie pamiętam, nie chcę skłamać, ale naprawdę z tego co pamiętam to w ogóle poniżej 10% faktycznie udaje się realizować te cele. Tutaj w tej książce ci autorzy bardzo fajnie pokazują taką koncepcję, która mówi o tym, że ten rok, ten Sylwester tak naprawdę powinieneś mieć co kwartał i myśleć bardziej właśnie w kontekście takim 12 tygodni, tak sobie to wszystko właśnie planować, że nie planuję, że o, bo teraz jest styczeń, to teraz ustawiam sobie takie cele, a już w lutym mówię sobie dobra, W sumie nie zrealizowałem to, dobra, to już odpuszczam to całkowicie i znowu zaczynam znowu gdzieś tam z kolejnym rokiem, z kolejnym styczniem. Tylko tutaj jeśli nie uda nam się osiągnąć tych celów w tym czasie, nie ma przeszkody, bo jak gdyby to nasze podejście jest takie, że z kolejnym kwartałem będzie nowy rok, nowe rozpoczęcie. Jest dużo ciekawych takich technik.

Naprawdę polecam to, bo powiem szczerze, że zmieniłem trochę podejście do ustawienia sobie celów jako takich. Czyli i cele, i nawet w firmie, tak, mam oczywiście cele ustawione sobie na cały rok z góry, to inaczej podchodzę do analizowania tych celów po kwartale, tak, czyli mija ten kwartał, analizuję bardzo dokładnie, co tu się wydarzyło, sprawdzam, czy to, co ustawiłem sobie do końca roku, rzeczywiście jakby idzie w dobrym kierunku, czy ma sens być zrealizowane. Także nie wiem, Czarek, czytałeś w ogóle tą książkę, czy nie, ale mega polecam. Przemek zaspoilerował wam całą książkę, już nie musicie kupować. Tyle to z tytułu można byłoby, wiesz, wywnioskować, tak? Natomiast jak do tego podejść, jak zmienić cały ten mental, to książka bardzo fajnie opisuje, także tu nie ma spoilera. Sam tytuł jest spoilerem. Tak, akurat znam podobną, bliską koncepcję, więc opowiem o niej w jednym z najbliższych odcinków.

Dobrze, Przemku, dziękuję za dzisiaj i słyszymy się za tydzień. Czarku, jak zwykle rozmowa z tobą o technologii, o marketingu, biznesie to była dla mnie przyjemność, no i nie mogę się doczekać kolejnego odcinka. Cześć.