W JAAQOB Holding narzędzia oparte na sztucznej inteligencji wspierają pracę naszego zespołu, a w części usług stanowią świadomie zaprojektowany element rozwiązań, które budujemy dla klientów. W obu przypadkach obowiązuje ta sama zasada: AI ma charakter pomocniczy i nie zastępuje wiedzy, doświadczenia ani odpowiedzialności człowieka. Pracujemy zgodnie z naszą filozofią „Business First, Tech Second” – technologia, w tym AI, jest zawsze narzędziem do rozwiązania konkretnego problemu biznesowego, nigdy celem samym w sobie.

Celem niniejszej informacji jest przedstawienie zasad, na jakich JAAQOB Holding korzysta z narzędzi AI w pracy wewnętrznej oraz przy projektowaniu i realizacji usług.

1. Charakter wykorzystania AI

JAAQOB Holding wykorzystuje narzędzia AI przy zachowaniu kontroli człowieka nad efektem końcowym (human-in-the-loop). Korzystamy przede wszystkim z narzędzi ogólnego przeznaczenia od uznanych dostawców, a planowane zastosowania oceniamy pod kątem wymogów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 (akt w sprawie sztucznej inteligencji, dalej: AI Act) – w szczególności praktyk zakazanych, zastosowań uznawanych za wysokiego ryzyka oraz obowiązków w zakresie przejrzystości.

AI nie podejmuje w JAAQOB Holding samodzielnie decyzji prawnych, finansowych, personalnych ani biznesowych. Decyzje wywołujące skutki dla ludzi lub dla klientów zawsze podejmuje człowiek.

2. Zakres wsparcia AI w pracy wewnętrznej

Narzędzia AI mogą wspierać nas w szczególności w następujących obszarach:

Wsparcie analityczne i redakcyjne – porządkowanie informacji, streszczanie materiałów, wsparcie językowe i strukturalne przy opracowywaniu dokumentów.
Tworzenie treści informacyjnych i marketingowych – pomoc w opracowywaniu materiałów dotyczących automatyzacji, technologii i strategii biznesowej, publikowanych na naszych stronach i w mediach społecznościowych.
Warstwa wizualna – przygotowywanie koncepcji graficznych i elementów wizualnych o charakterze pomocniczym.
Notatki i podsumowania ze spotkań – narzędzia transkrypcji i podsumowań wspierają dokumentowanie rozmów wewnętrznych i rozmów z klientami. Zasady korzystania z tych narzędzi, w tym informowanie uczestników spotkania, określają nasze wewnętrzne procedury.
Automatyzacja procesów operacyjnych – AI wspiera porządkowanie i klasyfikację informacji w naszych wewnętrznych procesach (m.in. obsługa korespondencji, dane sprzedażowe, rozliczenia), zawsze w roli pomocniczej, z decyzją po stronie człowieka.

3. AI w usługach dla klientów

Projektowanie i wdrażanie automatyzacji z elementami AI jest częścią naszej oferty. Przy tego rodzaju projektach stosujemy stałe zasady:

Człowiek w pętli decyzyjnej (human-in-the-loop) – systemy, które projektujemy, przygotowują informacje, sygnalizują i podpowiadają, a decyzje pozostają po stronie ludzi. Jeżeli zamierzony efekt projektu wymaga automatycznego rozstrzygania o sytuacji osób fizycznych, na przykład o zatrudnieniu, dostępie do usługi albo warunkach finansowych, przed wdrożeniem ustalamy z klientem wymogi wynikające z AI Act oraz z przepisów o ochronie danych osobowych i podział odpowiedzialności między stronami.
Granice, których nie przekraczamy – nie projektujemy i nie wdrażamy rozwiązań objętych zakazami AI Act, w szczególności systemów manipulacyjnych, scoringu społecznego ani rozpoznawania emocji w miejscu pracy lub w instytucjach edukacyjnych.
Ocena zastosowania przed wdrożeniem – planowane zastosowanie oceniamy w kontekście wymogów AI Act i omawiamy z klientem wynikające z tego obowiązki.
Informowanie o interakcji z AI – w rozwiązaniach, w których użytkownik prowadzi rozmowę z systemem AI (chatbot, asystent głosowy, formularz konwersacyjny), projektujemy jasną informację o tym fakcie, przekazywaną najpóźniej przy pierwszej interakcji.
Role i odpowiedzialność – przed wdrożeniem ustalamy z klientem, kto występuje w roli dostawcy, a kto w roli podmiotu stosującego system AI, oraz co z tego podziału wynika dla obowiązków każdej ze stron. Nie świadczymy doradztwa prawnego – ostateczną ocenę prawną klient przeprowadza samodzielnie lub ze swoimi doradcami.
Transparentność wobec klienta – klient wie, w których elementach rozwiązania działa AI, z jakiego rodzaju modeli korzysta system i jakie są ograniczenia tych modeli.

4. Rekrutacja i procesy dotyczące ludzi

W procesach rekrutacyjnych narzędzia AI pełnią rolę pomocniczą i przygotowawczą: pomagają uporządkować nadesłane dokumenty i przygotować materiał dla osoby prowadzącej rekrutację. Wyniki działania tych narzędzi nie zastępują lektury dokumentów przez człowieka, a odrzucenie kandydatury nigdy nie następuje automatycznie. Każdą kandydaturę ocenia człowiek, a decyzje personalne – o zaproszeniu na rozmowę, zatrudnieniu lub odmowie – podejmują wyłącznie ludzie. O wykorzystaniu narzędzi AI w procesie rekrutacji informujemy kandydatów.

Nie stosujemy narzędzi, które analizują dane biometryczne, mimikę, ton głosu ani emocje kandydatów i pracowników. Analiza rozmów i spotkań dotyczy wyłącznie ich treści merytorycznej.

5. Kontrola człowieka

Materiały przygotowane przy wsparciu AI, które publikujemy lub przekazujemy klientom, podlegają ocenie, weryfikacji i zatwierdzeniu przez człowieka. Odpowiedzialność za treść, sens, poprawność i publikację materiału ponosi człowiek.

Jesteśmy świadomi, że narzędzia AI mogą generować treści niepełne lub błędne (tak zwane halucynacje), dlatego ich wyniki nie są publikowane ani przekazywane klientom bez uprzedniej weryfikacji. W procesach wewnętrznych, w których AI porządkuje lub klasyfikuje informacje, człowiek ma zapewnioną możliwość wglądu w działanie narzędzia i jego korekty.

6. Ochrona danych i poufność

Stosujemy zasadę ostrożności i minimalizacji danych przy korzystaniu z narzędzi AI:

korzystamy z płatnych, biznesowych wersji narzędzi z wyłączonym wykorzystywaniem naszych danych do trenowania modeli, wszędzie tam, gdzie dostawca daje taką możliwość;
danych poufnych, danych wrażliwych oraz informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa – naszą lub naszych klientów – nie wprowadzamy do narzędzi AI dostępnych w wersjach bezpłatnych lub konsumenckich;
jeżeli praca nad takimi informacjami wymaga wsparcia AI, korzystamy z narzędzi w wersjach biznesowych, na warunkach zgodnych z umową z klientem, po uprzedniej ocenie ryzyka i zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń;
w procesach pomocniczych wykorzystujemy dane ogólne, zanonimizowane lub zminimalizowane;
dane powierzone nam przez klientów w ramach projektów przetwarzamy zgodnie z zawartymi umowami i przepisami o ochronie danych osobowych.

7. Bezpieczeństwo i ograniczenia

Nie dopuszczamy niekontrolowanego wykorzystania narzędzi AI w sposób, który mógłby narazić interesy klientów, kontrahentów lub samej firmy. Wykorzystanie AI nie zwalnia z obowiązku zachowania należytej staranności, poufności oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i warunkami współpracy.

Zespół JAAQOB Holding pracuje na podstawie wewnętrznych zasad korzystania z narzędzi AI, które określają dozwolone zastosowania, zasady ochrony danych oraz sposób zgłaszania nieprawidłowości. Podejmujemy środki wspierające rozwój kompetencji w zakresie AI wśród osób, które korzystają z tych narzędzi w naszym imieniu, zgodnie z art. 4 AI Act – obejmuje to wprowadzenie do zasad korzystania z narzędzi AI oraz bieżące szkolenia wewnętrzne.

8. Odpowiedzialność i nadzór

Nadzór nad wykorzystaniem narzędzi AI w JAAQOB Holding sprawuje osoba wskazana przez zarząd w wewnętrznych zasadach korzystania z narzędzi AI. Odpowiedzialność za końcowy rezultat każdorazowo spoczywa na człowieku, a nie na narzędziu.

9. Informowanie o wykorzystaniu AI

Zasady oznaczania różnicujemy według rodzaju treści, zgodnie z art. 50 AI Act.

Teksty. Artykuły, wpisy i materiały informacyjne, które przeszły weryfikację merytoryczną i redakcyjną człowieka i za których publikację odpowiedzialność redakcyjną ponosi konkretna osoba, traktujemy jako treści autorskie i nie oznaczamy ich osobno.

Obrazy, wideo i nagrania dźwiękowe. Jeżeli publikujemy materiał wygenerowany lub zmodyfikowany przez AI, który przedstawia osoby, miejsca lub zdarzenia w sposób mogący zostać uznany przez odbiorcę za autentyczny, ujawniamy, że został sztucznie wygenerowany lub zmanipulowany. Oznaczenie umieszczamy w samym materiale, w sposób widoczny lub słyszalny od początku odbioru. Nie dotyczy to standardowej obróbki technicznej, która nie zmienia treści przekazu, na przykład korekty światła, kadru czy szumu. Grafiki pomocnicze możemy dodatkowo opatrywać podpisem „JAAQOB Holding | AI-assisted design”.

Chatboty i asystenci głosowi. Jeżeli udostępniamy rozwiązanie, w którym użytkownik prowadzi rozmowę z systemem AI, informujemy o tym najpóźniej przy pierwszej interakcji.

Niniejsza informacja opisuje nasze zasady i nie zastępuje oznaczeń umieszczanych przy konkretnych materiałach ani komunikatów w interfejsach naszych rozwiązań.

10. Dokumentacja zewnętrzna

Informacje dotyczące zasad prywatności i bezpieczeństwa stosowanych przez dostawców wykorzystywanych narzędzi są zwykle dostępne w ich oficjalnej dokumentacji, regulaminach i politykach prywatności.

11. Ryzyko niekontrolowanego wykorzystania AI (tzw. shadow AI)

Jesteśmy świadomi ryzyk związanych z niekontrolowanym wykorzystaniem narzędzi AI – w szczególności sytuacji, w których narzędzia te mogłyby zostać użyte do przetwarzania informacji bez odpowiedniej kontroli, zabezpieczeń lub świadomości konsekwencji. Dlatego stosujemy zasadę świadomego i kontrolowanego wykorzystania narzędzi AI, a dobre praktyki w tym zakresie są częścią wdrożenia każdej osoby dołączającej do zespołu oraz stałych współpracowników.

Wykorzystanie AI w JAAQOB Holding ma charakter wspierający i nie zastępuje osobistej odpowiedzialności zawodowej, wiedzy eksperckiej ani samodzielnej oceny człowieka.

Niniejsza informacja ma charakter opisowy. Nie jest dokumentem wymaganym przez przepisy dotyczące sztucznej inteligencji i nie zastępuje naszych procedur wewnętrznych ani postanowień umów z klientami, które określają szczegółowe zasady współpracy.

Wersja 1.0, obowiązuje od: 02.08.2026. Poprzednie wersje udostępniamy na życzenie.

Zarząd JAAQOB Holding

Transparentność i odpowiedzialność: wykorzystanie narzędzi AI w JAAQOB Holding