Każdy CEO i dyrektor sprzedaży zna ten ból: wartościowe zapytania ofertowe giną w spamie, handlowcy reagują na leady po kilku godzinach (gdy klient rozmawia już z konkurencją), a kluczowe dane o potencjalnych klientach są wprowadzane ręcznie i z opóźnieniem. Ten chaos na pierwszej linii frontu to prosta droga do utraty zysków.
W najnowszym odcinku CEO Hub, Przemysław Jończyk wraz z gościem specjalnym, Pawłem Nejmanem z JAAQOB, pokazują realny, wdrożony przykład, jak poradziliśmy sobie z tym problemem. Zobacz, jak przy użyciu AI, RPA i inteligentnych integracji zbudowaliśmy maszynę, która automatycznie kwalifikuje i dostarcza leady do handlowców w mniej niż 3 minuty.
Pełna analiza: Jak zbudować zautomatyzowany dział handlowy – studium przypadku JAAQOB
Problem, który rozwiązaliśmy, jest uniwersalny dla wielu firm B2B: brak centralnego, zautomatyzowanego systemu do obsługi zapytań przychodzących. Leady z maila, formularzy, LinkedIn czy Messengera były obsługiwane z opóźnieniem, co drastycznie obniżało szanse na sprzedaż. Jak podkreśla Paweł Nejman, czas reakcji powyżej 30 minut to niemal gwarancja utraty klienta.
Oto jak, krok po kroku, zbudowaliśmy rozwiązanie tego problemu.
Krok 1: Automatyczna brama dla leadów z każdego kanału
Punktem wyjścia była główna skrzynka mailowa (office@), która tonęła w chaosie. Zastosowaliśmy połączenie technologii RPA (Robotic Process Automation) i Asystenta AI, aby przejąć kontrolę.
- Inteligentne sortowanie: Nasz system automatycznie skanuje i kategoryzuje każdego przychodzącego maila, odróżniając zapytania ofertowe od faktur, spamu czy CV.
- Centralizacja zapytań: Niezależnie od źródła – czy to mail, formularz na stronie, wiadomość na LinkedIn czy Messenger – system przechwytuje zapytanie.
- Automatyczne tworzenie leada w CRM: Po zidentyfikowaniu zapytania ofertowego, system w ciągu 2-3 minut automatycznie tworzy nową szansę sprzedaży w naszym CRM (Pipedrive), załączając całą treść wiadomości i ewentualne załączniki.
Rezultat: Koniec z ręcznym przeklepywaniem danych. Każdy potencjalny klient trafia do systemu natychmiast, 24/7.
Krok 2: Błyskawiczna kwalifikacja i wzbogacanie danych
Samo zebranie leadów to za mało. Handlowiec musi wiedzieć, z kim rozmawia i który kontakt potraktować priorytetowo. Uruchomiliśmy drugi proces automatyczny:
- Wzbogacanie danych: Gdy tylko lead trafia do CRM, nasz automat przeszukuje publiczne źródła (KRS, Google, social media), aby zebrać kluczowe informacje o firmie: branżę, wielkość zatrudnienia, przychody, osoby decyzyjne.
- Automatyczny scoring: Na podstawie zebranych danych, system przyznaje leadom punkty (scoring). Dzięki temu handlowcy od razu wiedzą, które zapytania pochodzą od firm z naszego Idealnego Profilu Klienta (ICP) i wymagają natychmiastowej uwagi.
Rezultat: Handlowcy nie tracą czasu na research. Otrzymują gotowe, wstępnie zakwalifikowane leady z pełnym kontekstem biznesowym.
Krok 3: AI jako analityk i asystent sprzedaży
Automatyzacja objęła również procesy, które dotychczas wydawały się niemożliwe do usprawnienia – analizę rozmów handlowych.
- Transkrypcja i analiza spotkań: Wszystkie wideokonferencje z klientami (za ich zgodą) są automatycznie nagrywane i transkrybowane przez narzędzia takie jak Fireflies.ai.
- Wykrywanie szans dosprzedaży: Następnie Asystent AI analizuje transkrypcję w poszukiwaniu słów kluczowych i sygnałów wskazujących na dodatkowe potrzeby klienta (np. „mamy problem z social mediami”, „myślimy o rebrandingu”).
- Automatyczne powiadomienia: Gdy AI zidentyfikuje taką szansę, tworzy zadanie w CRM i wysyła powiadomienie do handlowca lub Account Managera, podając link do konkretnego fragmentu rozmowy.
Rezultat: Przestaliśmy tracić szanse na up-selling i cross-selling. AI działa jak dodatkowy członek zespołu, który nigdy niczego nie przeoczy.
Dlaczego integracja, a nie rewolucja?
Jak podkreślamy w rozmowie, piękno tego podejścia polega na integracji istniejących narzędzi (iPaaS – Integration Platform as a Service). Nie zmuszaliśmy zespołu do porzucenia Pipedrive’a czy Slacka. Zamiast tego połączyliśmy systemy, które już znali i lubili, co drastycznie zmniejszyło opór przed zmianą.
Twoja firma może działać tak samo
Przedstawiony proces to nie futurystyczna wizja, ale działający system, który każdego dnia oszczędza nam dziesiątki godzin i generuje realne zyski. Automatyzacja nie zastępuje ludzi – daje im supermoce, eliminując powtarzalne zadania i pozwalając skupić się na tym, co najważniejsze: budowaniu relacji i zamykaniu sprzedaży.
